Waarom bedrijven falen in verbetering (en hoe je het dan wel moet doen)

Als bedrijf kom je regelmatig in aanraking met inefficiëntie. Denk aan software die slecht werkt, zaken die nog op oude, vaak papieren manier gebeuren, facturen die veel te laat buitengaan of veel te veel corrigerende kredietnota’s, mensen die overuren beginnen opstapelen omdat ze niet alles gebolwerkt krijgen…. En als bedrijf moet je die zaken aanpakken!


Verbeteren dus… maar hoe doe je dat?

Wist je dat, volgens recente studies, 70% van alle digitaliseringsprojecten slecht aflopen? Dat is een waanzinnig getal. En je weet dat IT veel geld kan kosten. Daarom kan je het beter goed aanpakken en zorgen dat je bij de 30% zit die wél succesvol zijn.

In deze blog geef ik graag de belangrijkste zaken mee waar je moet op letten, zodat je van elk project dat je doet een succes kan maken.

Think, then act!

De allerbelangrijkste boodschap die ik vandaag wil geven, is dat je goed moet nadenken voordat je begint met de selectie van software/technologie en de implementatie. Het is vaak een moeilijk onderwerp bij klanten, omdat velen analyses en voorstudies een onnodige kost vinden. 42% van de bedrijven denken er zo over. En vaak is deze gedachte budget gedreven, en dat is zeker onterecht.

Uit de ervaring die ToManage in de afgelopen 11 jaar met al zijn projecten heeft opgebouwd, kunnen we alvast 1 ding bevestigen: klanten weten nooit wat ze exact nodig hebben. Zo, ik heb het gezegd.

Vaak starten projecten vanuit een noodzaak, en die noden zijn meestal symptomatisch. Er wordt niet voldoende nagedacht over waar de problemen écht zitten, wat de “root cause” is van de problemen die zich stellen. Meer nog, vaak zijn de noden die geïdentificeerd zijn niet de belangrijkste problemen waar een bedrijf tegenaan loopt. Daarom is het, als je gaat investeren in verandering en digitalisering, hét uitgelezen moment om eens goed en bedrijfsbreed na te denken over wat beter kan, wat je geld kost, wat de opportuniteiten zijn om met je bedrijf naar het volgende niveau te gaan.

Maar kost dit dan niet meer? Zeker niet. Het is misschien “raar” voor velen om eerst geld uit te geven aan iets abstracts zoals analyses en voorstudies, maar het terugverdieneffect nadien is enorm. Hiertegenover zetten we de kosten die je zou maken als je níet op voorhand nadenkt over wat je eigenlijk nodig hebt. Spijtig genoeg hebben een aantal van onze klanten, voordat ze bij ons aankloppen, al een behoorlijke financiële kater. Maar ook het besef dat het anders moet aangepakt worden.

Ik heb dit niet gevraagd, en zal er dan ook niet mee werken

Een volgende grote valkuil in projecten is een te beperkte betrokkenheid van de mensen die impact hebben van de verandering. In de meest eenvoudige vorm gaat het over de werkvloer die niet betrokken wordt bij een implementatie van nieuwe software.

Niemand in het bedrijf weet beter wat er mis gaat en kan verbeterd worden dan de medewerkers die elke dag operationeel aan de slag zijn. Bovendien zijn zij degenen die moeten gaan werken met de nieuwe tools die door het project geïntroduceerd zullen worden. Je kan er dus beter voor zorgen dat ze zelf de verbetering als iets positiefs ervaren en de nieuwe manier van werken omarmen.

Betrek dus iedereen die op 1 of andere manier impact heeft door het geplande verbeteringstraject. Zorg voor een aantal sleutelfiguren die mee nadenken over wat er nodig is. Luister ook en zorg dat op alle vragen en bezorgdheden een antwoord komt – ook al is het negatief. Alles moet bespreekbaar zijn, iedereen moet zijn ding kunnen doen en we moeten er allemaal beter van worden. Enkel op deze manier kan een project slagen.

Ik denk niet alleen zo, trouwens. 50% van de bedrijven geven aan dat hun project gefaald is omdat de werkvloer niet betrokken is.

Hou het onder controle!

Een laatste die ik vandaag wil aanhalen is de goede aanpak en een goed beheer van het verbetertraject. Ook hier weer een cijfer: 55% van de bedrijven geeft aan dat te hoge en onverwachte extra kosten de oorzaak zijn dat een project slecht afloopt.

Allereerst is er de nood aan een duidelijk plan en een goede aflijning van wat nodig is. De eerste stap, een goede voorstudie of analyse, is hier ook weer een belangrijke sleutel. Want door goed te weten wat je bedrijf – op korte en lange termijn – effectief nodig heeft, kan je ook een écht plan van aanpak opmaken, en kan je wat je nú moet aanpakken heel duidelijk definiëren.

Een tweede belangrijk controle element is scope en budget. “We starten er gewoon mee en zien wel waar we uitkomen” is nooit een goed idee. Deze aanpak is vaak een andere manier om te proberen geld te besparen door altijd in te kunnen grijpen op het proces. Maar de realiteit is dat dit een lopende rekening is en je met het gevoel gaat blijven zitten dat het niet af geraakt.

Definieer dus wat je exact nodig hebt. Maak een duidelijke specificatie lijst – lees hiervoor gerust even mijn blog over MoSCoW of kijk even op het YouTube kanaal. En gebruik deze lijst om, samen met je gekozen implementatiepartner, een concreet budget te bepalen dat nodig is om alles te realiseren. Hoe meer detail, hoe minder nattevingerwerk en hoe minder verrassingen tijdens de uitvoering.

Tijdens de uitvoering is controle ook zeer belangrijk. Wees altijd behoedzaam voor wijzigingen in de scope, vertragingen door een gebrek aan resources, te weinig betrokkenheid van de werkvloer en onduidelijke tussentijdse rapportering. Hou de vinger aan de pols.

Werk ook niet met het “big bang” principe. Een software laten bouwen is een organisch iets, en wat je denkt nodig te hebben zal tijdens het proces effectief bijgestuurd moeten worden. Werk dus met tussentijdse opleveringen, duidelijk en regelmatig overleg, en test wanneer het mogelijk is.

Laat je begeleiden op een onafhankelijke manier

Het klinkt wat als zelfpromotie – en dat is het uiteraard ook wel wat. Maar het doet me ook veel pijn om te zien dat bedrijven echt in de problemen komen omdat iets niet goed aangepakt is en ze hierdoor een hele pot geld verloren zien gaan – soms met serieuze financiële problemen als gevolg.

Heb je een project of verandering in je bedrijf of organisatie op stapel staan, praat dan eens met andere ondernemers, of boek eens een vrijblijvend gesprek bij ons. Je kan er zeker van bijleren, en het kan je heel veel geld- en kopzorgen besparen.

Wil je graag een inkijk in hoe wij werken en wat wij belangrijk vinden? Kom dan kijken naar ons gratis Webinar “5 tips & tricks voor meer efficiëntie op je werkvloer”, waar we ingaan op een aantal belangrijke zaken die bij elk verbetertraject moeten bekeken worden.

Succes!

- Johan.

Johan Huygh