MoSCoW als hulpmiddel voor software selectie
Als KMO of solo ondernemer heb je nood aan goede software. Want iets dat je door software kan laten doen, of door software kan laten ondersteunen, wordt efficiënter, kwaliteitsvoller en betrouwbaarder. Het wonder der digitalisering.
In praktijk wil dat zeggen dat je als onderneming toch wel vaak bezig bent met het sleutelen aan al die software oplossingen. Want je bedrijf is iets organisch, en software is dat niet. Software doet waarvoor het gemaakt is. Als je iets op een andere manier wil doen, vraagt dat aanpassingen op vlak van de gebruikte software, de configuratie en de implementatie.
Je kan je dus wel inbeelden dat ik met ToManage zeer vaak in aanraking kom met dit soort uitdagingen. We hebben een nieuwe software nodig. Of, we moeten de software die we hebben verbeteren. Naast alles wat te maken heeft met marktanalyse en het zorgen voor een goede samenwerking tussen jou als klant en je (software) leverancier, komen we dan op de grootste uitdaging: beschrijven en begrijpen wat je effectief nodig hebt.
Ik gebruik in de meeste gevallen de MoSCoW methode om samen met klanten de noden en wensen in kaart te brengen. Het is een eenvoudige aanpak om ervoor te zorgen dat je heel goed nadenkt over wat er allemaal nodig is, alles een bepaald gewicht te geven en vervolgens op een objectieve manier op zoek te gaan naar oplossingen. Ik leg je hieronder heel graag uit hoe we dit doen.
Must have, Should have, Could have, Won’t have
Eigenlijk is het word MoSCoW niet meer dan een ezelsbruggetje. Elke medeklinker staat voor een bepaald “belang” of gewicht dat je geeft aan een specificatie.
Het principe is als volgt: je lijst op wat je noden en wensen zijn. Per topic bepaal je het belang:
Must have: als deze functionaliteit niet in de oplossing zit, dan is het direct een no-go. Aan alle must haves moet voldaan zijn
Should have: deze functionaliteit hebben we nodig, maar we kunnen hier (voorlopig) rond werken. Als deze functionaliteit niet of niet volledig in de oplossing zit, kan er dus besproken worden hoe we het dan wél aanpakken
Could have: in de IT volksmond noemen we dit ook wel eens een nice to have. Dit zijn zaken die we fijn vinden om mee in de oplossing te hebben, maar het is geen noodzaak.
Won’t have: dit zijn zaken die we (momenteel) niet zoeken in de oplossing.
Hieronder een voorbeeld van hoe zo een lijst er uit kan zien:
Het is zeer belangrijk om goed na te denken over elke lijn, en voldoende in detail te gaan bij elke functionaliteit of specificatie. Dit om ervoor te zorgen dat je niet te algemeen denkt, je Must haves niet onhaalbaar worden en de oplossing betaalbaar blijft. Iedereen wil een super oplossing, maar het kosten-baten verhaal moet ook kloppen. Wees dus kritisch voor jezelf en durf te schrappen.
Nog even dit: ik ben geen fan van de Won’t have. Omdat je hierdoor mogelijk dingen uitsluit die in de toekomst mogelijk wél nodig zijn. Gebruik deze dus met enige voorzichtigheid. Als iets in de toekomst mogelijk nodig is, moet je toch overwegen om voor deze functionaliteit ook kritisch te kijken naar de aangeboden oplossing.
Een MoSCoW lijst is een checklist, geen lastenboek
Alhoewel de opgestelde MoSCoW lijst superhandig is, moet je wel beseffen dat dit niet het enige is wat je nodig hebt om potentiële leveranciers te informeren over wat je zoekt. Vaak staat er in zo’n lijst slechts beperkte, cryptisch omschreven informatie, die voor een buitenstaander niet altijd even duidelijk is. Zorg dus dat je, als je de boer op gaat met je zoekvraag naar software, meer geeft dan enkel dit. Duidelijke omschrijvingen, voorbeelden, schema’s, processen. Hoe duidelijker je bent, hoe gerichter je een antwoord zal krijgen
Waar de MoSCoW lijst wél uitermate geschikt voor is, is om als objectieve checklist te gebruiken bij de selectie van je software oplossing.
Wees objectief & durf door te vragen
Mogelijk ga je eerst zelf op zoek naar een aantal oplossingen. Vandaag kan je, met alles in de Cloud, heel snel dingen testen en beoordelen. Of, je kan leveranciers bevragen en hen met de antwoorden laten komen. Vaak is het een combinatie van beide.
Hier komt ook de kracht van de MoSCoW methode écht tot zijn recht: je kan objectief blijven. Want als je zonder een duidelijke checklist de markt opgaat, bestaat het gevaar dat je afwijkt van je originele plan. Je kan je verliezen in specifieke, knappe functionaliteiten – die je misschien zelfs niet nodig hebt. Of erger nog, je valt voor de sympathiekste verkoper of de beste prijs.
Mijn advies hier is om terug te grijpen op je lijst, en ook de vergelijking van de aangeboden oplossing te documenteren in je lijst. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Deze aanpak zorgt ervoor dat je objectief blijft, en je krijgt ook een goed beeld over wat voor jou nog moet verduidelijkt worden. Zo kan je deze lijst blijven gebruiken tot je de oplossing hebt die bij jouw verhaal en noden past.
Op zoek naar de juiste software?
Door even na te denken over wat je nodig hebt, en op een objectieve manier op zoek te gaan naar oplossingen in de markt, zorg je ervoor dat je gericht en goed onderbouwd werkt en is de slaagkans van de nieuwe aankoop of implementatie veel groter. Je zal ook merken dat zowel jij als de leverancier veel beter begrijpen wat er nodig is en wat er kan, en de samenwerking zal hierdoor eenvoudiger, professioneler en leuker zijn.
Ben je geïnteresseerd om nog meer te weten te komen over hoe je zo’n zoektocht naar nieuwe software aanpakt? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.
Succes!
-- Johan.