Weet jij wat er in je magazijn staat?
Elk bedrijf met een magazijn kent het probleem: stock beheren. Niet alleen is het belangrijk dat je weet wat er in je magazijn staat, het is ook zeer belangrijk voor je boekhouder. Want de waarde van je magazijn maakt deel uit van jouw bedrijfskapitaal.
Ik ga graag dieper in op 2 aspecten: weten wat er staat, en het inventariseren op zich.
Euhm… ik denk wel dat ik dat in voorraad heb
Stock is pas iets waard als je er iets mee kan doen. Maar hoe hou je zicht op wat er precies staat?
Allereerst is er het beheer op zich. Bij elke levering, elke picking en elke beweging moet je eigenlijk weten waar je iets zet of waar je iets weghaalt. Als je elke keer dit netjes en correct kan registreren, weet je in theorie van elk artikel op welke plaats(en) het staat en hoeveel je er nog van hebt
Daarnaast is er het snel verwerken van inkomende goederen. Zodra iets geleverd wordt, moet het zo snel mogelijk in je magazijn terecht komen. Want zolang dit niet gebeurt, is deze stock eigenlijk onbestaande. Je kan het dus niet verbruiken. En, je hebt geen zicht op eventuele schade, diefstallen of andere gebeurtenissen
Als laatste is er het registreren van verbruik. Zodra iets gepikt is, is het niet meer beschikbaar. Als je informatie hierrond achterloopt op de realiteit, krijg je fouten. Artikels worden dubbel verkocht, voorraad die je denkt dat er nog is, is er niet meer. En zo krijg je heel lastige situaties
Je begrijpt dat snelheid, efficiëntie en digitalisering hier de 3 belangrijkste sleutels zijn:
Door je magazijn te digitaliseren – bv. met het gebruik van mobiele scanners – kan je alles wat een magazijnmedewerker doet onmiddellijk registreren & verwerken
Als je de processen in je magazijn optimaliseert, en alle goed organiseert, wordt je magazijn ook veel efficiënter beter beheersbaar, weet je effectief alles staan en heb je een goed zicht op voorraden
De 2 bovenstaande zaken zorgen ook dat je sneller kan handelen. Papierwerk is er niet meer. Je kan scannen en wegzetten. Of op basis van een digitale werkbon en een goed locatiebeheer snel goederen vinden, picken en verzenden. Dit zorgt voor een grote reductie in achterstallig werk
Sorry, we zijn een weekje dicht
Elk jaar rond de kerst zie je veel bedrijven in een soort logistiek lockdown gaan. Ze doen dit om alle magazijnen te kunnen inventariseren – vaak in combinatie met wat opkuiswerk en andere inspecties. Typisch wordt er dan ook geen belevering aan klanten gedaan, en worden inkomende goederen gebufferd om pas na de sluiting te gaan verwerken.
Dit kan echt wel anders! Uiteraard is die inventaris belangrijk. Bij grote magazijnen gaat het om enorm veel kapitaal aan goederen. En je wil vermijden dat er zaken verloren zijn of foute data zorgt voor overstock of stockbreuken. Maar wat als je dit nu eens anders aanpakt…
Stop met one-shot inventariseren. In plaats van elk jaar te sluiten en de boel te bevriezen, kan je ook gedurende het jaar stapsgewijs je magazijn inventariseren. Op de dalmomenten in je magazijn (bv elke woensdagvoormiddag) laat je je magazijniers een deel van je magazijn natellen. Weet dat er ook veel software- en scan oplossingen zijn die hier slimme oplossingen voor bieden
Laat bij picking en putaway ook tellen. Je kan voor dure producten of producten met een hoog risico op stockbreuk ook vragen – via de scan software – om na de handeling ook even een telling van het product te doen. Zo kan je kort op de bal spelen en risico’s verkleinen.
Door de 2 bovenstaande technieken toe te passen, hou je ook gedurende het jaar de vinger aan de pols. Zo kan bv een artikel dat plots niet meer zo goed verkoopt opgemerkt worden, en kan het aankoopbeleid hiervoor aangepast worden. Of, kan een plotse val in voorraad opgemerkt worden waardoor zaken zoals fout geplaatste goederen of een diefstal sneller opgemerkt worden.
In magazijnen met veel beweging kiest men er vaak voor om op deze manier elke +/- 3 maanden het ganse magazijn te inventariseren. Dit vraagt meer werk, maar men doet dit wel op dalmomenten. Je hoeft je magazijn niet meer te sluiten, dus de business kan blijven draaien. En bovendien zorgt deze manier van werken ervoor dat je een veel beter zicht hebt op de effectieve voorraad en de fluctuaties, waardoor je slimmer kan gaan bevoorraden en dus minder voorraad moet gaan houden. En dat brengt vaak meer op dan het extra scanwerk dat het met zich meebrengt!
Je magazijn bevat heel wat bevroren kapitaal: pak dit dus zeker slim aan!
In een magazijn valt heel wat te verbeteren, en de (financiële) impact is steeds heel groot. Naast de 2 bovenstaande voorbeelden bekijken we met ToManage graag hoe je het beste de zaken aanpakt. Want elke klant en elk magazijn is ook uniek.
Wil je graag nog wat extra tips? Lees dan de andere blogs rond magazijnbeheer of neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek
Veel succes!
- Johan.