Weet jij waar je (financieel) mee bezig bent?

Bij ToManage klanten gaat het heel vaak over geld. De financiële kant van ondernemen. Logisch, want we werken aan het efficiënter maken van bedrijven. Bottom line gaat dit altijd over hoe je met minder uitgaven (of werkuren) meer kan verdienen (of presteren).

Het is dan ook niet zo raar dat dit onderwerp vaak terugkomt in mijn blogs.

Stel: je maakt winst met je bedrijf. Alleen staat er weer een kanjer van een economische crisis voor de deur. Je moet je werknemers meer gaan betalen voor hun werk, want er is inflatie. Je eigen elektriciteitskosten stijgen. Bovendien zijn er een paar grondstoffen die je inkoopt ook duurder aan het worden.

Misschien is dit scenario zeer herkenbaar. We zitten er tenslotte vandaag allemaal in. En misschien is die winst al verdwenen, en kijk je aan tegen een 2023 met mogelijke (grote) verliezen.

Don´t panic!

Allereerst: paniek levert niemand iets op. Risico’s en (financiële) stress horen trouwens ook impliciet bij het ondernemerschap. Maar je moet wel weten waar je mee bezig bent.

Je financiële huishouding moet op orde zijn, en je moet controle hebben over deze zaken. Want met geld kan je ondernemen. Zonder geld kan je dat niet. Zeker als je de verantwoordelijkheid draagt over een aantal werknemers, is het jouw verplichting om dit goed aan te pakken. Mensen rekenen op jou. En jouw gezin trouwens ook.

Maak dus ruimte in je agenda. Zoek de juiste tools en methodes om inzichten te krijgen en je cashflow onder controle te hebben. Ik geef graag, samen met collega Patrick Vermeiren, een aantal voorbeelden van wat je allemaal kan doen:

Inzichten in inkomsten, uitgaven en cash

Alles start met inzicht. Als je weet waar je staat, weet je ook wat je kan en moet aanpakken.

• Doe aan goed cashflow management. Geld op je rekening is de sleutel tot het overleven van moeilijke periodes. Zaken als een crisis, plotse stijgende grondstofprijzen, het verliezen van een grote klant, een grote tegenslag in je productie, een cyberaanval, … het zijn allemaal situaties die vragen om een noodplan én een financiële buffer die je toelaat de schok op te vangen en door te gaan.

• Begrijp wat je verdient. Je hebt je inkomsten en uitgaven. Waar komen die cijfers van? Welke klant brengt welke omzet binnen, en wat kost het om deze omzet te genereren? Wat zijn de producten en diensten die je veel opbrengen, en welke brengen weinig op en kosten je zelfs geld?

• Ken je kosten, direct en indirect. Alles wat jij moet betalen, kan je mogelijk optimaliseren. Elke leverancier moet gekend zijn, en elke kost moet je begrijpen en durven in vraag stellen…

Hou je klanten en leveranciers onder controle (en ook jezelf!)

Het woord is hierboven al gevallen. Cashflow. Money makes the world go ‘round, en dus ook jouw onderneming.

• Het tijdig ontvangen van je gelden die klanten je schuldig zijn, is het allerbelangrijkste. Het geld dat op jouw rekening staat, daar kun je iets mee doen. En het zorgt vaak voor gemoedsrust. Zorg dus voor een goed debiteurenbeheer, en voed je klanten goed op. Jij hebt het recht om op tijd betaald te worden. Klanten gaan zelf ook aan cashflow optimalisatie (moeten) doen, dus als je voelt dat het nodig is, ga je in overleg en zoek je samen naar een oplossing.

• Tegelijkertijd heb je ook je leveranciers. Jij bent hun klant. Zij willen dus ook geld. Hier zijn ook weer duidelijke regels en afspraken. Volg ze. Want ook zij hebben al wel eens financiële uitdagingen. En goede afspraken - die gevolgd worden -  maken goede vrienden.

• Hou ook jezelf onder controle als het gaat over betalen en betaald worden 😊. Hou het positief. Als je klant later betaald dan gewoonlijk, zal er wel een reden voor zijn. Praat en zoek naar een oplossing. Zonder direct in de aanval te gaan. Ook het betalen van leveranciers is een belangrijke relatie-barometer. Betaal kleine ondernemingen wat sneller, want ze kunnen je financiële steun zeker waarderen. Betaal iedereen ook zo consequent mogelijk, zodat ze weten wat ze elke maand moeten verwachten. Als je altijd direct betaald, en dan plots pas op de vervaldatum, dan gaan er alarmbelletjes af. Logisch, toch?

Verbeter je marges

Elke dienst of elk product dat je levert, heeft zijn kosten en marges. Zorg dat je begrijpt wat je marges zijn, en zorg ook dat je de juiste tools in huis hebt om hier aan te sleutelen.

• Breng alle kosten in kaart. Denk niet enkel aan de directe kosten (aankopen & werkuren), maar ook aan al het andere wat jouw bedrijf moet betalen. Huur, water, gas, elektriciteit, benzine, software licenties, meubilair, …. Het telt allemaal mee. Uiteraard ook de lonen van je “overhead”: de administratie, de magazijnier, jij als zaakvoerder, …

• Kijk welke kosten geoptimaliseerd kunnen worden. Vaak kan een slimmer aankoopbeleid, het regelmatig onderzoeken van marktprijzen en alternatieven, en een betere relatie met je leverancier al heel wat opbrengen.

• Weet hoe je marges in elkaar zitten. Elk(e) factureerbare dienst of product heeft zijn omzetwaarde en zijn kostenstructuur. Zorg voor een goed beeld hiervan. Zorg ook voor de juiste verdeelsleutels van alle indirecte kosten, zodat jouw verkoop ook effectief de huur en je overhead betalen.

• Denk er ook aan: kosten evolueren: lonen van werknemers stijgen, grondstoffen worden duurder, files en dus rijtijden worden langer. Corrigeer deze info dus zodat je ook de impact op je marges kent. En weet hoeveel jouw producten en diensten moeten stijgen in prijs als dat nodig is.

Maak komaf met (te veel) bevroren werkkapitaal

Heb je een magazijn? Respect! Ik bewonder altijd bedrijven die hier ook extra mee aan de slag moeten. Als diensten leverancier hebben wij dit niet. Maar we beseffen wel al te goed wat voor soort extra financiële zorgen je hiermee krijgt.

De belangrijkste tip hier is opnieuw efficiëntie. Want een magazijn is vooral een grote stapel geld, omgezet in een grote stapel goederen. Je kan hier dus ook maar beter zo goed mogelijk in optimaliseren.

• Stock is bevroren kapitaal. Een goed beheer van wat je in voorraad (moet) hebben is dus zeer belangrijk. Gebruik dus de juiste tools om te weten wanneer je bij wie hoeveel van welk product moet bestellen. Neem geen overstock als dat niet nodig is. Maar zorg er ook voor dat je geen stockbreuken krijgt, want dan verlies je weer inkomsten.

• Volg wat er binnenkomt en buitengaat zeer kort op. Hoe meer “real time” je hier zicht op hebt, hoe minder stock je moet hebben.

• Denk aan slijtage en waardevermindering. Het behandelen van goederen heeft risico’s: transport kan voor schade zorgen. Hou er ook rekening mee dat je magazijn ook last heeft van stof, temperatuurschommelingen, misschien vochtigheid. Goederen kunnen hierdoor ook weer beschadigd geraken en aan waarde verliezen

We kunnen nog wel even doorgaan…

Er is zo veel mogelijk om je bedrijf financieel efficiënter te maken. Want alles hangt aan elkaar, en alles hangt vast aan een kost of een opbrengst.

We hopen dat je met het bovenstaande weer opnieuw wat ideeën hebt om mee aan de slag te gaan.

Interesse in meer tips? Lees dan de andere blogs, download onze e-Books of schrijf je in op 1 van onze vele webinars.

Succes!

- Johan Huygh & Patrick Vermeiren