Maak komaf met die papieren werkbonnen!

Als ik een bedrijf binnenwandel, dan is het direct het eerste waar ik op let: papier.

Niet omdat voor mij alles persé papierloos moet, maar het is gewoon een zeer goede barometer voor wat we met ToManage doen. Hoe meer papier, hoe meer opportuniteiten om efficiënter te gaan werken.

Deze blog staat in het teken van de buitendienst medewerker. Iedereen die voor zijn of haar job op de baan is, valt onder deze categorie. Ook verkopers en chauffeurs, of mensen op een (bouw)werf. Maar laten we even de meest voor de hand liggende categorie nemen: de technieker op de baan.

Terug even naar die papier-barometer. Ik wil graag even de job van de technieker eens stap voor stap doorlopen, en aan de hand daarvan duidelijk maken waar de enorme tijds- en efficiëntiewinst te halen is voor dit soort activiteiten. Zodat jouw bedrijf deze activiteiten heel wat rendabeler en winstgevender kan maken.

Een nieuwe opdracht

Stel: je hebt een installatie, onderhoud of interventie in te plannen. Bij veel bedrijven gaat deze info gelukkig al in een ERP systeem of ander soort software. Maar omdat de technieker nog op papier werkt, zal men zodra het (manueel?) ingepland is, toch een papieren bon afdrukken om aan de technieker mee te geven.

Deze bon moet dan nog bij de technieker geraken.

In een papierloze opzet wordt deze opdracht eenvoudigweg, met 1 klik, klaargezet voor de desbetreffende technieker. Hij kan deze ten gepaste tijde terugvinden op zijn smartphone, tablet of laptop en kan alle nodige details terugvinden.

Waar gaat dit precies over?

Als je op papier werkt, heb je de werkbon. Alle extra info die nodig is om de job goed uit te voeren (denk aan technische handleidingen, plannen van een gebouw, elektrische schema’s, …) moet je ook nog te pakken krijgen. Vaak moet men werken met mappen waarin al wat verouderde info terug te vinden is.

Als je digitaal toegang hebt tot de werkbon, kan je ook meer extra info oproepen, zoals contactpersonen en historiek, of de betaalstatus van de klant. Van het desbetreffende toestel is alle meest recente info centraal en digitaal beschikbaar. De juiste software op je mobiele device kan er zelfs voor zorgen dat je makkelijk kan opzoeken, inzoomen, notities maken, doorklikken, ….

Registreren van werken en materialen

Klanten moeten betalen voor jouw dienstverlening, dus is het zeer belangrijk dat er een correcte registratie is van wat er allemaal gedaan wordt en wat er verbruikt wordt. Op papier is dit vaak heel wat gekrabbel, en dit kan ook niet altijd in de meest ideale omstandigheden. Techniekers staan vaak in weer en wind, hebben vuile handen, en niet altijd een tafel en stoel om alles even rustig en netjes neer te pennen. En er is uiteraard ook het menselijk aspect: je beste technieker is niet noodzakelijk een administratief wonder.

Met een digitale werkbon kan dat allemaal veel eenvoudiger: je kan het desbetreffende toestel met bv. barcode scanning of een tag met 100% zekerheid identificeren. Je kan je verbruikte materialen ook scannen waardoor er niets vergeten wordt en je ook zeker de correcte materialen doorrekend. En je tijdsregistratie kan zowel met een lopende klok als een eenvoudige tijdsinvoer.

Ben je akkoord, beste klant?

Het is altijd een goed idee om van de klant een extra bevestiging te krijgen dat de werken goed zijn uitgevoerd. Typisch wordt dit op papier gedaan door het ondertekenen van de bon. Maar de waarde van die handtekening – als men ze wil zetten – is vaak lager dan verwacht. Want de persoon in kwestie heeft niet altijd een tekenbevoegdheid, en is zeker niet de persoon die de factuur moet en zal betalen.

Opnieuw naar het digitale alternatief: hier moet de klant (of wie aanwezig is) niet noodzakelijk tekenen – maar het kan wel. Omdat alles direct in een digitaal jasje zit, kan na afronden van de taak via e-mail een link of PDF worden gestuurd met een duidelijk verslag. En dit kan je dan sturen naar de juiste mensen die op de hoogte moeten zijn. Door dit verslag heeft iedereen direct inzicht en context in wat er gebeurd is – en wat het gaat kosten

Terug op kantoor

In het papieren proces komt nu vaak de meest inefficiënte stap. Eerst moeten de papieren terug op kantoor geraken. Soms gaan er al wel eens papieren verloren. Vervolgens moet die papier verwerkt worden door de administratie – vaak met heel wat minder context en kennis van wat er precies gebeurd is. Als er dan ook nog wat achterstand is, dan gaat er heel wat info en tijd verloren. De onleesbaarheid van wat opgeschreven is zorgt er ook nog voor dat zaken vergeten worden en dus niet doorgerekend worden.

Ook hier weer is een digitale werkbon een heel ander  verhaal. Zodra de technieker de werkbon van zijn kant afsluit, is de info beschikbaar voor de administratie om – al dan niet volautomatisch – te verwerken. Magazijnvoorraad wordt correct gezet, de juiste prestaties en verbruikte materialen kunnen gefactureerd worden, en de historiek van de klant en zijn toestel is aangevuld. De klant ontvangt zijn verslag en de factuur kan ook vertrekken.

Enneuh… waar ging dat nu weer over?

Toch nog even over die factuur: in een papieren proces kan het vaak wat langer duren alvorens de klant zijn factuur ontvangt. Hoe langer de tijd tussen het uitgevoerde werk en de factuur, hoe minder context er is voor zowel de klant als de technieker en de administratie. Als er discussie is over het bedrag, is het dus ook voor het bedrijf veel moeilijker om bewijzen te geven en de klant te overtuigen alsnog te betalen.

In het digitale model kan de factuur buiten zodra de werkbon afgesloten is – eventueel met nog een korte wachttijd om eventuele feedback van de klant op het verslag mee in rekening te brengen. Maar de factuur zal er dus snel zijn, en de werken zitten nog vers in het geheugen van de klant en de technieker. Logischerwijze zal er op dat moment heel wat minder discussie zijn.

Digitale werkbonnen brengen dus zeker op!

Als je alle bovenstaande zaken in acht neemt, begrijp je dat de investering in een digitale werkbon snel terugverdient is. Geen achterstand meer door stapels te verwerken werkbonnen, snellere betaling door minder discussies, en een beter zicht op je magazijn zijn de belangrijkste wins. Maar ook de professionaliteit naar je klant toe en minder administratieve stress voor je mobiele werker zorgen voor veel indirecte winst.

We stellen in deze blog even snel een oplossing voor, maar zo werkt het uiteraard wel niet. In elke sector en binnen elk bedrijf zijn er reeds bestaande software oplossingen en heeft men een bepaalde manier van werken waar een digitale werkbon oplossing mooi op moet aansluiten. Bovendien zijn er ook andere soorten mobiele werkers: chauffeurs werken met transportorders, verkopers met klantenbezoeken en bestellingen. Voor iedereen zijn er oplossingen, maar je moet goed begrijpen wat je kan doen en hoe.

Succes!

-- Johan.