De 3 belangrijkste stappen naar een gezonde bouwonderneming
Je kan er niet naast kijken: als je buiten komt zie je zeker wel iemand aan het werk in de bouwsector. Het is een enorm belangrijke activiteit, waar heel wat geld te verdienen is. Maar tegelijkertijd is het ook één van de meest uitdagende ondernemingen om te hebben en rendabel te krijgen.
Als ToManage steken we graag de handen uit de mouwen in deze sector: ze hebben immers heel wat uitdagingen waar we veel mogelijkheden tot verbetering zien. Zowel op vlak van organisatie en projecten, magazijn- en materiaal beheer, registraties als administratieve opvolging zijn er heel veel optimalisaties en tools die ervoor kunnen zorgen dat je het als bedrijf heel wat beter doet.
In deze blog focussen we graag op de 3 belangrijkste zaken die je kan aanpakken en de oplossingen die wij hiervoor zien.
Geld op de rekening
We vallen direct in huis met de belangrijkste zorg in deze sector: cashflow. Want in de bouwsector gaat er heel wat geld heen en weer. Je moet ook veel materialen aankopen, gereedschappen en machines hebben of huren, en door de krapte op de arbeidsmarkt en de instroom van goedkope arbeid vanuit andere werelddelen ben je ook verplicht om met onderaanneming te werken. Veel kosten en uitgaven dus.
Je kan dus maar beter geld op je rekening hebben staan. En net daar wringt bij veel bouwondernemingen het schoentje. En daarom balanceren vaak bedrijven in deze sector op de slappe koord van het faillissement.
Een eerste belangrijke stap is dus om dit goed onder controle te krijgen. En hierbij kan je denken aan de volgende ingrepen:
Werk anders met je klanten en jouw betalingsbeleid: door slimmer om te gaan met voorschotten en (opvolgen van) betaling, zorg je ervoor dat jouw inkomsten sneller op de rekening staan
Verlaag je voorraden en materiaalkosten: zorg voor minder stock en slimmer stockbeheer, zorg dat je magazijnwerking een integraal deel uitmaakt van je bouwprojecten (en de bijhorende planning), en stop dus minder cash in (voor)financiering van goederen
Zorg voor snelle en transparante registratie en facturatie: door zeer concreet kosten, werkuren en materiaalverbruik op te volgen en snel deze zaken op een transparante manier te rapporteren aan je klant, kan je ook sneller factureren en zal je klant sneller betalen
Voor al deze ingrepen zijn efficiënter werken en digitalisering een heel belangrijke sleutel. Digitaal werken zorgt voor snelle en concrete registraties, sluitende rapportering en een goede opvolging van zowel de kostenstromen als de facturatie naar je klant.
Voorbereiding is alles
“By failing to prepare, you are preparing to fail”. Heel veel van het succes van je bouwbedrijf, en de rentabiliteit van wat je doet, is afhankelijk van een goede voorbereiding. Niet enkel in de bouwsector zien we hier vaak dat men het belang van (investeren in) voorbereiding niet ziet. Nochtans is dit dé sleutel naar meer gegarandeerde winst en inkomsten.
Wat bedoelen we hier precies mee:
In de offertefase wordt er vaak gekozen voor standaard offertes met zo weinig mogelijk inspanning. Dit zorgt ervoor dat je meer potentiële klanten kan aanspreken op kortere tijd, maar ook dat je projecten veel meer risico’s inhouden. Je klanten tekenen voor een project waar een aantal belangrijke details en onderliggende afspraken niet geconcretiseerd zijn. En jij als bedrijf maakt beloftes die niet helemaal afgestemd zijn op de realiteit van het project, of die afhankelijk zijn van de prijsschommelingen in de markt of de beschikbaarheid van werkkrachten. Dit zijn zaken die je in een later fase duur komen te staan – letterlijk en figuurlijk
Tijdens de opstart en de uitvoering worden, door het gebrek aan voorbereiding, fouten gemaakt op het vlak van (hoeveelheid van) ingekochte goederen, de timing van de verschillende stappen in het bouwproces en de inplanning van de verschillende teams en eventuele onderaannemers, de afgesproken planning met de klant, … hierdoor worden er meer kosten gemaakt dan voorzien en loopt het project vaak achter op planning
Ook de klant voelt dat niet alles loopt zoals gepland, en krijgt heel wat verrassingen op zijn of haar bord: onverwachte extra kosten en vertragingen zijn de meest logische. Maar daarnaast zal de klant ook, door de te algemene aanpak in de offertefase en bij de opstart, andere verwachtingen hebben dan wat jij als bouwbedrijf kan waarmaken. Omdat een aantal afspraken en werkmethodes niet duidelijk waren voor de klant, en hij of zij deze anders had begrepen.
Door geen goede voorbereiding te doen riskeer je dus heel wat. Aan de andere kant is er op de markt een overbevraging en zijn er in principe dus voldoende potentiële projecten die je kan doen.
Durf dus te investeren in een goede voorbereiding en betere offertes, waar je meer aandacht geeft aan de specifieke noden van elk individueel project. Maak project voorbereiding en opvolging ook een integraal deel van je projectwerking en je kostenstructuur. Ook hiervoor zijn werkmethodes en tools die je zeer goed kunnen ondersteunen.
Je kan de extra kosten die hiervoor maakt ook doorrekenen aan je klant. Want ook voor hem/haar geeft dit gemoedsrust, meer tevredenheid en meer garantie op succes binnen de afgesproken termijnen.
Denk je dat je dit meer zal kosten, en dus je potentiële winsten zal verlagen? Dit is zeker niet het geval. Je zal meer investeren in je verkoopproces, maar dit verdien je dubbel en dik terug dankzij minder nazorg en meer controle over je kosten en projecten. Bovendien geeft het jouw bedrijf ook meer zekerheid op vlak van te verwachten inkomsten en uitgaven, omdat je de zaken zelf ook gewoon veel beter onder controle hebt.
Zorg voor blije, betrokken klanten
De vorige stap is één van de zaken die ervoor zal zorgen dat je klanten met meer vertrouwen in een project stappen met jouw bedrijf. Maar je kan nog heel wat andere zaken doen waar jouw bedrijf én jouw klanten heel wat beter van worden:
Naast een goede voorbereiding is transparantie van het project een belangrijke sleutel naar klantentevredenheid en een betere instroom van betalingen. Als de klant mee de vinger op de pols kan houden, zit hij dus mee aan het stuur en dat zorgt voor vertrouwen. Bovendien is hij of zij sneller op de hoogte van de voortgang – en de hiermee gepaarde kosten.
Facturatie wordt op deze manier ook veel duidelijker en zorgt voor heel wat minder discussies. Zaken zoals meerkosten voor extra materiaal of extra werken zijn reeds gecommuniceerd en hebben een vaak noodzakelijke goedkeuring ontvangen. Door de posten op je factuur te laten matchen met de posten op jouw rapportering is er ook duidelijkheid.
Omdat alles vlot en transparant verloopt – zelfs als er ergens door omstandigheden een vertraging of meerkost is, krijg je blije klanten die dan ook in de laatste fase van een project bereid zullen zijn alles netjes en snel af te sluiten – en dus ook de laatste schijf zonder problemen te betalen
De nazorg van projecten is ook veel lager. Omdat er geen lijken uit de kast vallen. Omdat wijzigingen duidelijk gecommuniceerd zijn. En omdat de klant in het ganse project ook steeds tijdig heeft kunnen ingrijpen – omdat hij mee aan het spreekwoordelijke stuur zat.
Het is logisch dat dit alles ook zeer positief is voor het imago van jouw bedrijf, en dit zal dus ook zorgen voor een betere verkoop en meer projecten. Projecten die passen binnen jouw onderneming, omdat klanten ook geloven in jouw aanpak en de positieve resultaten hiervan.
Zowel voor duidelijke projectopvolging als rapportering naar klanten zijn er opnieuw heel wat oplossingen. En ook dit soort added value voor de klant is iets dat kan doorgerekend worden. En waar jouw concurrent vaak geen goed antwoord op heeft.
En… wat nu?
We hopen alvast dat deze blog je de nodige inspiratie heeft kunnen geven en het besef dat er heel wat beter kan. En dat voorbereiding en controle eigenlijk de sleutels zijn tot het succes.
Met ToManage helpen we (bouw)ondernemingen om beter te functioneren. Om, door het gebruiken van de juiste processen en tools, en het beter organiseren van je bedrijf, meer winst te maken en meer controle te krijgen over wat je doet.
Wil je graag voor jouw bedrijf begrijpen wat er kan en waar je je kan verbeteren? Nodig ons dan zeker eens uit voor een kennismaking. We gaan heel graag in op jouw specifieke situatie en wat voor jouw onderneming de beste verbeterslagen zijn die je kan uitvoeren.
Doe je graag eerst nog wat meer inspiratie op? Op 12 september kan je live kijken naar ons nieuwste webinar “Maak je bouwonderneming efficiënter en rendabeler”. In dit webinar gaan we verder in op bovenstaande topics & geven we meer concrete oplossingen. Zodat je ook zelf alvast aan de slag kan.
Kan je niet op dat moment? Geen probleem! Na de live sessie kan je ook uitgesteld kijken naar de opname (replay). Maar: inschrijven is wel verplicht!
Succes en tot binnenkort!
Johan Huygh & Bruno De Troch