In 10 weken naar: minder kosten en meer marge
Bij elk bedrijf dat ik bezoek, zie ik ze liggen: opportuniteiten om te verbeteren, kosten te besparen en meer marge over te houden. Toch blijven deze opportuniteiten vaak liggen. De oorzaken variëren van niet weten waar te beginnen, gebrek aan focus, eerdere mislukkingen, of simpelweg geen tijd. Herkenbaar?
Dan is dit “10-weken-zelfhulpprogramma” precies wat je nodig hebt. Het is speciaal ontworpen om bedrijven in staat te stellen zélf hun organisatie te verbeteren. Stap voor stap leer je:
Verbeterpunten in kaart te brengen en te prioriteren.
Laaghangend fruit om te zetten in tastbare resultaten.
Jouw team te betrekken en te motiveren voor verandering.
Een duurzame verbetercultuur op te bouwen.
Met meer dan 12 jaar ervaring in verbetertrajecten weet ik dat verandering vaak complex lijkt, maar met de juiste aanpak haalbaar én lonend is. Laat me je meenemen door de stappen van dit programma, zodat je na 10 weken klaar bent voor blijvend succes.
Week 1: Verkenningsfase
In de eerste week is het belangrijk om snel een beeld te vormen van wat er allemaal kan en moet aangepakt worden.
Een goede benadering hiervan is om even te denken in de processen die in jouw bedrijf aanwezig zijn, en hoe deze vandaag ingevuld worden. Voor ieder bedrijf zijn die wat anders. Voorbeelden zijn:
de “reis” van de klant, van interesse tot en met betalen van een factuur.
het moeten aankopen van goederen, tot en met het betalen van je leverancier.
het ontvangen van een aanvraag voor interventie tot en met het laten betalen door de klant.
het zoeken naar een nieuwe werkkracht tot en met het opvolgen van de loopbaan.
Loop eens door deze processen. Noteer wie wat doet, welke tools en middelen je hiervoor gebruikt, wat er (volgens jou) goed en slecht gaat. Praat gerust al eens met de mensen die deze afdelingen of processen beter kennen, om ook hun visie over de werking te horen en te begrijpen.
Week 2: Praten en leren
In de 2de week is het tijd om in connectie te gaan met de werkvloer en de dagdagelijkse operationele werking beter te begrijpen.
Deze stap is superbelangrijk, omdat je hier ook kan (en moet) werken aan de “goesting” van iedereen om dingen te verbeteren en veranderen.
Ga dus de werkvloer op, en praat met de mensen. Draai indien nodig een tijdje mee om te zien wat ze precies doen. Vraag hen ook wat zij zien als problemen of waar zij denken dat het beter kan. Noteer ook zeker alles goed, want we gaan later zeker aan het werk met alle feedback die gegeven is.
Hoe pak je het aan?
Ga actief in gesprek met medewerkers op verschillende niveaus.
Vraag waar zij tegenaan lopen en welke verbeteringen ze zien.
Werk mee in hun dagelijkse taken om bottlenecks zelf te ervaren.
Wat levert dit op?
Je identificeert laaghangend fruit: simpele oplossingen met direct resultaat.
Je legt de basis voor een cultuur van samenwerking en betrokkenheid.
Week 3: Alles in kaart brengen
Nu je een beter beeld hebt van je processen én de inzichten van je medewerkers, is het tijd om alles te structureren.
Waarom is het belangrijk?
Door prioriteiten te stellen zorg je dat je focus houdt en snel resultaten boekt.
Hoe pak je het aan?
1. Maak een overzicht van alle verbeterpunten die je hebt gevonden.
2. Categoriseer:
Quick wins: Simpele verbeteringen met direct resultaat.
Langetermijnprojecten: Grote verbeteringen die meer tijd en middelen vragen.
3. Maak onderscheid tussen wat essentieel is en wat kan wachten.
Tip: Wees ambitieus, maar realistisch. Het is belangrijk om na deze 10 weken een basis te hebben, maar ook een visie voor de toekomst.
Week 4: Quick wins aanpakken
Tijd om in actie te komen! Deze week draait volledig om het realiseren van de quick wins die je eerder hebt geïdentificeerd.
Mogelijk is het een behoorlijke lijst. Mogelijk zijn hier ook zaken bij die in meerdere stapjes moeten aangepakt worden. Bedoeling is vooral dat het duidelijk wordt wat allemaal interessant is om aan te pakken, dat er een effectieve planning om het aan te pakken komt en dat er ook voldoende werk op de plank ligt. Want we gaan met deze lijst en geplande werken ook zorgen dat de mindset van het ganse bedrijf op een positieve manier gestimuleerd wordt om te veranderen – en dan is continuteit van verandering – en vooral verbetering – belangrijk.
Week 5: Samen leren verbeteren
Betrokkenheid is de sleutel tot blijvende verbetering. In deze week ligt de focus op samenwerking en eigenaarschap.
Waarom is het belangrijk?
Door medewerkers actief te betrekken bij verbeteringen, creëer je een cultuur waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het succes van de organisatie.
Hoe pak je het aan?
Zorg dat medewerkers verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van verbeteringen.
Stel mini-projecten op en werk samen aan oplossingen.
Geef regelmatig updates en motiveer vanuit het management.
Tip: Richt je in deze fase vooral op verbeteringen die direct impact hebben op de werkvloer. Dit bouwt vertrouwen op en stimuleert de motivatie.
Week 6: Waar moeten we naartoe?
Tijd om op management niveau even verder te gaan nadenken.
In de 6de week gaan we even terug naar wat we in week 3 in kaart hebben gebracht, en is het de bedoeling om ook te gaan nadenken over de langere termijn.
Het laaghangend fruit waar het bedrijf nu alvast mee aan de slag is, zal reeds enkele weken of zelfs maanden in beslag nemen, en zal alvast een aantal dingen verbeteren. Maar de gesprekken zullen ook duidelijk hebben gemaakt waar de grotere uitdagingen zitten, wat grotere opportuniteiten zijn die zich in de toekomst zullen aanbieden en wat meer investering in zowel tijd als geld zal vragen om (goed) aan te pakken.
Deze info, in combinatie met de langere termijn visie en strategie van het bedrijf, zal bepalen wat er op lange termijn moet worden aangepakt. Mogelijk zal de visie nog zorgen voor nieuwe noodzakelijke veranderingen aan de werking van het bedrijf en de gebruikte tools.
Week 7: Het grotere plan
Met de inzichten uit week 6 werk je deze week een gedetailleerd plan uit voor de langetermijnprojecten.
Waarom is het belangrijk?
Door grotere projecten gestructureerd aan te pakken, vergroot je de kans op succes en zorg je dat iedereen weet wat er moet gebeuren.
Hoe pak je het aan?
Zet projecten op een tijdlijn.
Stel duidelijke deadlines en definieer verantwoordelijkheden.
Betrek de juiste mensen en zorg voor voldoende resources.
Op deze manier krijg je een gevoel van wat er allemaal moet gebeuren en wanneer je wie moet inschakelen.
Week 8: Zelfhulp- en werkgroepen
Verbetering is een teaminspanning. Deze week draait om het creëren van structuren die verandering blijvend ondersteunen.
In de afgelopen weken zijn de mensen op de werkvloer – met de nodige begeleiding – zelf aan de slag gegaan om een aantal zaken alvast aan te pakken. Ze zullen hier zeker al resultaten hebben behaald. Daarnaast is er ook op bedrijfsniveau gekeken naar het grotere verhaal en waar het bedrijf naartoe wil.
2 soorten initiatieven om op te starten:
Zelfhulpgroepjes: ik geef het even een gekke naam, maar in essentie is dit wel de bedoeling. Per afdeling of per proces is het interessant om communicatie rond de werking en de uitdagingen aan te moedigen en levend te houden. Vaak richten we dit in onder de vorm van een 2-wekelijks of maandelijks overleg, waarbij zowel afgevaardigden van de werkvloer als 1 iemand van het management aanwezig is. Alles is bespreekbaar. Vastgestelde issues met klanten en leveranciers, problemen met de software, conflicten op de werkvloer, …. . Doel is om telkens hands-on dingen aan te pakken, beslissingen te nemen en aan de slag te gaan voor de komende 2 weken of maand.
Werkgroepen: voor de grotere projecten kunnen best werkgroepen worden opgezet, waar het project verder vorm krijgt en er stapsgewijs gewerkt wordt aan de realisatie.
Uiteraard vraagt dit tijd van iedereen. Maar dat is ook net de bedoeling, want dit is de belangrijkste vorm van commitment en de beste basis om projecten effectief uit te voeren. Bovendien zorg je als team dat je naar elkaar beloftes maakt en deze dus moet nakomen.
Week 9: Externe hulp inschakelen
Sommige van de quick wins en zeker de grotere projecten bevatten vaak heel wat dingen waar de kennis maar ook de tijd binnen de organisatie voor ontbreekt. Dat is niet abnormaal.
In deze week is het interessant om voor de gedefinieerde werkgroepen/projecten en eventueel voor algemene uitdagingen op zoek te gaan naar externe hulp.
Hoe pak je het aan?
Zoek naar opleidingen, advies of subsidieprogramma’s zoals www.vlaio.be
Overweeg externe consultants of nieuwe profielen aan te trekken.
Week 10: Evaluatie & kwartaalplanning
De laatste week staat in het teken van reflectie en vooruitkijken.
Ik kan me voorstellen dat je de afgelopen 9 weken heel wat heb bijgeleerd, en dat je binnen je organisatie heel wat in beweging hebt gezet.
Tijd om even terug te kijken en te leren waar je de zaken nog kan of moet bijsturen:
Is iedereen mee? Het allerbelangrijkste dat de laatste 10 weken moet hebben opgeleverd, is een verandering in mindset. Een bedrijf moet verbeteren, en iedereen moet daar ten volle achterstaan. Is de goesting daar? Bij wie moet je nog wat meer motiveren? Durf dat aan te pakken, want een zwakke schakel is gevaarlijk. Zorg dus dat ook deze mensen weten waarom we dit doen, en hoe zij hier zelf beter van worden.
Worden de quick wins effectief opgenomen? Halen we de doelstellingen, en dit tegen de afsgesproken datum? Hoe kunnen we helpen en bijsturen? En wat staat er als volgende stap op de planning?
Is het management volledig “on board”? Wat moet nog verder uitgewerkt worden? Zijn de projecten op korte, middellange en lange termijn duidelijk?
In deze week maak je best ook een eigen planning op voor het volgende kwartaal. Elke 3 maanden is er dan een reflectiemoment, is het ook het ideale moment om met het management te evalueren, en de planning voor het volgende kwartaal op te stellen.
Voorzie ook elk kwartaal een kort afstemmoment in elke werkgroep en zelfhulpgroep. Om de plannen te verduidelijken en nieuwe feedback te verzamelen.
Succes!
Hulp nodig?
Weet dat je dit niet alleen hoeft te doen. Overweeg bijvoorbeeld onze Improve Scan: een kort traject waarmee je dit plan efficiënt kunt starten.
Daarnaast nodig ik je uit voor ons webinar:
“De beste quick wins voor elk bedrijf: praktijkvoorbeelden van efficiëntieverbetering.”
Je krijgt direct toepasbare tips en inzichten.
Geen tijd op de voorgestelde data? Geen probleem! Na inschrijving ontvang je de replay-link.
Heb je al een vraag? Boek een gratis online adviesgesprek van een uur, waar we jouw specifieke situatie bespreken en concrete tips geven.
Succes met jouw verbetertraject!
Veel succes!