Papierwerk als kost en bottleneck: van last naar oplossing.

Efficiëntie, procesverbetering en digitalisering.

Het zijn drie zaken waar ik dagelijks mee bezig ben bij mijn klanten. Je kunt je dus wel voorstellen: papier en ik zijn geen beste vrienden.

Toch is het één van de beste barometers in een bedrijf. Het vertelt mij meteen hoe het ervoor staat. Bij mijn eerste blik op die stapels papier krijg ik al een duidelijk beeld van "hoe erg het is". Want laten we eerlijk zijn: dat papierwerk kost bedrijven onnodig veel tijd, energie én geld.

In deze blog deel ik een aantal herkenbare voorbeelden van de typische papieren stapeltjes die ik vaak tegenkom. Herken jij jouw situatie hierin? Geen zorgen, je bent niet de enige. Het goede nieuws is: je kunt er iets aan doen. En dat levert je gegarandeerd iets op.

Dus, wat ligt er zoal op een bureau dat je best kan digitaliseren?

We bekijken in deze blog:

1.     De getekende offertes

2.     Het projectmapje

3.     De werkbon

4.     Facturen en betalingen

5.     …

De getekende offertes

Yes! De klant heeft getekend. Maar vaak begint het probleem al eerder. Offertes worden nog steeds opgesteld in Word of Excel, met een lijst van producten, diensten, aantallen en prijzen. Het resultaat? Een mooi afgedrukt document of een gegenereerde PDF die naar de klant wordt gemaild.

Wat gebeurt er daarna? De klant print de offerte uit, tekent, en scant het document terug in. Of hij brengt het fysiek langs. In het beste geval stuurt hij gewoon een e-mail met: "Ik ben akkoord."

Om het interne proces goed te ondersteunen, wordt alles afgedrukt, in een projectmapje gestoken en voor de administratie klaargelegd om ergens als verkooporder in te geven. Een tijdrovend proces, met veel ruimte voor fouten.

In een goed gedigitaliseerde omgeving starten we met het opstellen van een offerte op een gestructureerde manier. We maken gebruik van artikels, prijzen en totalen. Je kan items groeperen, varianten maken en verschillende versies creëren.

De klant ontvangt een digitale offerte en kan met één klik tekenen via een toegestuurde link. Of, als ze de voorkeur geven aan eenvoud, kunnen ze nog steeds een akkoord sturen per e-mail. Aan jouw kant? Eén druk op de knop volstaat om de offerte om te zetten naar een verkooporder. Eventueel voer je nog enkele laatste aanpassingen door, en je bent klaar.

Het projectmapje

Binnen een bedrijf met een atelier of productievloer komt het projectmapje pas écht tot leven. Naast de getekende offerte worden allerlei extra documenten, foto’s en schetsen verzameld, die natuurlijk ook weer afgedrukt moeten worden.

Tijdens het productieproces gaat het mapje mee de werkvloer op. Er worden verbruikte materialen genoteerd, uitgevoerde taken geregistreerd, en het werk wordt voorbereid voor de volgende stap in het proces. Aan het einde van de rit gaat het mapje, gevuld met notities en informatie, terug naar de administratie. Daar wordt alles verwerkt voor de verdere afhandeling of installatie bij de klant.

Wat als we dit proces digitaliseren? Als alle documenten, schetsen en foto’s slim en digitaal worden bijgehouden, kan iedereen die informatie op elk moment raadplegen. Last-minute wijzigingen of nieuwe verzoeken van de klant tijdens het productieproces zijn direct zichtbaar en beschikbaar voor alle betrokkenen.

Werknemers kunnen verbruik, uitgevoerde taken en gewerkte uren registreren, evenals de verschillende stappen van het proces. Zo is er altijd real-time inzicht in de status van het project, zodat je meteen kunt ingrijpen bij oplopende kosten of vertragingen. Bovendien kun je nauwkeuriger inschatten wanneer het werk klaar zal zijn, zodat je alvast met de klant kunt afstemmen over levering of installatie.

Ook computer-aangestuurde machines op de werkvloer profiteren van een digitale aanpak. Ze kunnen automatisch de juiste databestanden ontvangen op het juiste moment, zodat het werk efficiënt en foutloos verloopt.

Een kanttekening: soms blijft papier handig, maar enkel ondersteunend. Bijvoorbeeld voor uitgebreide plannen of blauwdrukken. Deze bieden op papier vaak een beter overzicht en blijven een waardevol ondersteunend hulpmiddel.

De werkbon

Bij bedrijven met een buitendienst, die installaties, onderhoud of interventies uitvoeren, wordt vaak gewerkt met werkbonnen. Deze dienen als leidraad voor wat er moet gebeuren en registreren wat de technieker heeft gebruikt en uitgevoerd.

Het proces ziet er meestal zo uit: op kantoor wordt de werkbon afgedrukt en klaargelegd voor de technieker, die deze dagelijks ophaalt. Tegelijk laat hij de ingevulde bonnen van de vorige dag achter. Bij de klant noteert de technieker wat nodig is, laat de klant tekenen voor akkoord, en neemt de bon mee terug naar kantoor.

Op kantoor ontstaat er een stapel werkbonnen, klaar om te verwerken. Helaas komt hier vaak vertraging bij kijken. Bij het verwerken blijkt dat artikels niet duidelijk zijn opgeschreven, zijn de uitgevoerde werken niet volledig beschreven, of blijkt een vervolgbezoek nodig – terwijl de bon al dagenlang op een bureau ligt.

Dit is één van de interessantste processen om digitaal aan te pakken.

Met een digitaal systeem wordt de werkbon direct ingevoerd. In sommige gevallen kan de klant de opdracht zelf aanmelden via een klantenportaal. Dit bespaart tijd en maakt het mogelijk om gerichte vragen te stellen, zodat de opdracht zo concreet mogelijk wordt.

Gebaseerd op de opdracht, de kennis van de technieker en diens regio wordt automatisch een technieker toegewezen en een afspraak ingepland. Op de dag van uitvoering staat de werkbon klaar in de app van de technieker.

In de app kan de technieker taken, materialen en werkuren eenvoudig registreren. Ook kan hij foto’s maken en checklists invullen. De klant tekent digitaal af voor akkoord.

De gegevens zijn meteen beschikbaar voor de administratie. De klant ontvangt automatisch een verslag via e-mail. Waar nodig wordt de bon nog nagekeken en aangevuld, waarna de factuur kan worden verstuurd.

Facturen en betalingen

In de boekhouding zien we nog vaak mappen en stapels facturen. Deze worden één voor één gecontroleerd, indien nodig goedgekeurd, ingepland voor betaling en handmatig ingevoerd in het boekhoudpakket. Verkoopfacturen stromen meestal al wel digitaal door vanuit de administratie.

Ook betalingen en de opvolging ervan verlopen vaak nog manueel. Bankafschriften worden afgedrukt, per boeking nagekeken en gekoppeld aan de bijbehorende factuur. Betalingen worden soms nog handmatig uitgevoerd, betaling per betaling en factuur per factuur.

Met de komst van Peppol in 2026 zal hier gelukkig al veel geautomatiseerd worden. Toch zijn veel bedrijven hier nog niet klaar voor. Hoe het digitaal kan – en zou moeten – werken, ziet er als volgt uit:

• Aankoopfacturen komen digitaal binnen. Via herkenning en vooraf ingestelde regels worden ze automatisch geboekt op de juiste rekeningen.

• Goedkeuringsproces: Afhankelijk van bepaalde condities worden facturen eerst ter goedkeuring aangeboden. De verantwoordelijken ontvangen hiervoor een e-mail met de mogelijkheid om goed te keuren.

• Automatische betalingsplanning: Dankzij de herkenning worden betalingen op het juiste moment ingepland bij de bank.

• Automatische verwerking van bankafschriften: De bank levert de betalingsbestanden digitaal aan, waardoor betalingen door klanten automatisch worden afgepunt.

• Verkoopfacturen: Deze worden uiteraard ook volledig geautomatiseerd verwerkt.

Met deze digitale aanpak kunnen bedrijven veel tijd en handmatig werk besparen, terwijl ze de kans op fouten aanzienlijk verminderen.

…en nog veel meer

De voorbeelden hierboven zijn slechts het topje van de ijsberg. Bij bedrijven met een magazijn spelen processen zoals leverbonnen, receptiedocumenten, pickbonnen, transferopdrachten, transportorders en labels vaak een belangrijke rol. Helaas worden deze processen door het gebruik van papier onnodig vertraagd.

Ook bij verkoopteams is er nog veel te winnen. Denk aan meetstaten, bezoekrapporten en andere documenten die efficiënter digitaal kunnen worden afgehandeld. En zo zijn er nog talloze andere voorbeelden waar verbeteringen mogelijk zijn.

Hopelijk zie je met dit artikel het potentieel dat jouw bedrijf of organisatie nog heeft. Inefficiënte, vertragende processen houden je niet alleen tegen in je groei, maar maken het ook moeilijker om alles bij te houden. Ze vergroten de kans op fouten en leiden vaak tot onnodige discussies.

Wil je ontdekken hoe je deze verbeteringen kunt doorvoeren?
Meld je dan aan voor ons webinar op 19 december. Hier laten we zien hoe je stapsgewijs papier kunt afbouwen en vervangen door een slimmer, digitaler alternatief.

 Heb je nu al een vraag? Ik nodig je heel graag uit op een gratis adviesgesprek van 1 uur waar je jouw persoonlijke situatie even bespreken en ik je hands-on een aantal tips kan geven om aan de slag te gaan.

Alvast veel succes en tot binnenkort!

- Johan.