Grote schoonmaak in je magazijn!

Het magazijn is één van de meest tastbare plekken in een bedrijf. Het is voor ons in elk project de interessantste plaats waar we graag gaan kijken, omdat het magazijn een heel goede indicatie is van hoe het bedrijf werkt. Een netjes opgeruimd magazijn geeft ons uiteraard een veel betere indruk dan een rommelhok.

En eerlijk: in de realiteit is het zelden netjes. Het gaat niet om extreme chaos, maar je merkt dat iedereen toch wat worstelt om het magazijn goed onder controle te krijgen.
Daarom in deze blog: tijd voor de grote schoonmaak!

Waarom is dit zo belangrijk?

Je moet dit zeker aanpakken! Niet alleen omdat dit zichtbare chaos is voor je werknemers, je klanten en je leveranciers, maar ook omdat het je bedrijf geld kost en fouten in de hand werkt. Hier zijn de belangrijkste redenen om je magazijn onder handen te nemen:

•   Goederen kosten je geld: Een magazijn bevat heel wat goederen, en die kosten je geld. Je hebt dit aangekocht om het om te zetten in een winstgevende verkoop of een slim verbruik door je productie of buitendienst. Als je dit niet goed beheerd, zal je hier geld op verliezen in plaats van op winnen

• Ruimtegebrek door overstock: Als je niet alles wat in je magazijn binnenkomt ook effectief verkoopt of verbruikt, zal je op zeker moment te maken krijgen met een overload aan goederen. Je krijgt minder en minder plaats, en dit heeft een negatieve impact op het goed functioneren van je magazijn en het effectief kunnen terugvinden en verkopen/verbruiken van deze goederen

• Slechte rotatie van goederen: zorgt ervoor dat de oudste goederen niet eerst verbruikt worden. Stof, verkleuring en schade zorgen ervoor dat deze goederen ook onbruikbaar worden en dus niets meer kunnen opbrengen

• Restmaterialen en revisieonderdelen: Het bijhouden van restmaterialen en te reviseren onderdelen/producten is slim, maar is ook iets wat snel uit de hand kan lopen. Dit neemt vaak ook heel veel plaats in, is zeer moeilijk beheersbaar (en stockeerbaar) en zonder logica wordt het ook nooit meer gebruikt

Ik kan nog even doorgaan. De belangrijkste boodschap is:
je moet dit aanpakken en onderhouden. Want voorraad kost geld en moet renderen.

Graag geef ik je 3 tips om hiermee aan de slag te gaan & te zorgen voor een goed georganiseerde voorraad:

1. Liquideer je “dode stock”

Een eerste stap die je wil nemen is het verwijderen van zaken die je eigenlijk niet nodig hebt. En vaak is dit veel meetbaarder dan je denkt!

Is jouw bedrijf vooral actief in de (door)verkoop van producten?

Maak dan een lijst op basis van je ERP-systeem met alles wat je de afgelopen twee jaar daadwerkelijk hebt verkocht. Werk je meer in productie of dienst-na-verkoop? Kijk dan naar het verbruik van goederen in je werkplaats of door je buitendienst.
Aan de hand van deze gegevens kun je snel vaststellen welke producten helemaal niet verkopen en dus weg kunnen. Uit ervaring blijkt dat 20 tot zelfs 50% van de voorraad hiervoor in aanmerking komt. Dat betekent dat er behoorlijk wat ruimte vrijkomt.

Beschik je niet over dergelijke data? Dan kun je ook de ‘stofproef’ doen. Loop je magazijn door, haal met je vinger over de goederen en kijk waar veel stof op ligt. Dat is vaak een goede indicatie van wat kan verdwijnen of wat vergeten is.
Helaas betekent dit vaak dat het gaat om verkeerd ingekochte goederen die je waarschijnlijk niet meer met winst kunt verkopen of verbruiken. Een bittere pil, maar wel de realiteit. Misschien kun je bepaalde producten toch nieuw leven inblazen, of overwegen om ze te schenken aan een goed doel, wat ook commercieel voordelig kan zijn.
Belangrijkste les: leer van deze foute inkoopbeslissingen en verbeter je processen.

2. Zorg voor “First In, First Out”

Een van de belangrijkste redenen dat producten in een magazijn beschadigd raken of ongebruikt blijven liggen, is slechte rotatie. Meestal uit zich dat in stof en schade.
Zorg daarom voor een goed FIFO-systeem (First In, First Out), of indien nodig een FEFO-systeem (First Expired, First Out). Dit klinkt fancy, maar is in de praktijk eenvoudig toe te passen.

In grotere magazijnen kun je werken met meerdere opslaglocaties, waarbij je ervoor zorgt dat eerst de goederen op de locatie met de oudste voorraad worden gebruikt.
Heb je een kleinere voorraad? Dan kan je werken “op het zicht” en de goederen zo plaatsen dat eerst het oudste item gebruikt wordt.

Pas dit systematisch toe, ook bij projecten. Stel dat je vijf ventilatieroosters nodig hebt voor een installatie, neem dan niet gewoon een nieuwe verpakking van vijf, maar gebruik bijvoorbeeld twee oudere roosters en drie nieuwe. Wordt hier consequent in en zorg ervoor dat iedereen in je team deze aanpak volgt.

3. Logische flows en ruimte om te werken

Er wordt veel bewogen in een magazijn, dus het is essentieel dat dit op een logische en gestructureerde manier kan gebeuren.
Voldoende ruimte is hierbij cruciaal. Een overvol en te klein magazijn is niet alleen een onaangename werkomgeving, maar verhoogt ook de kans op stress, schadegevallen en fouten doordat alles in de weg staat of door elkaar ligt.

Hoe creëer je ruimte? Zie tip 1 en tip 2. Mocht je na het opruimen nog steeds ruimtegebrek hebben, dan is je magazijn waarschijnlijk te klein. Overweeg dan om zelden gebruikte goederen of overtollige voorraad elders op te slaan. Alleen wat je dagelijks nodig hebt, moet “grijpklaar” zijn.

Daarnaast is het belangrijk om te zorgen voor logische werkstromen. Als inkomende en uitgaande goederen door elkaar staan bij de ingang, leidt dit al snel tot problemen. Zorg voor duidelijke zones voor goederen in verschillende stadia van het proces, zodat je niets kwijtraakt of vergeet te verwerken.
Ook als je continu van de ene naar de andere kant van het magazijn moet lopen om producten te pakken, in te pakken en te verzenden, kost dit onnodig veel tijd en vergroot het de kans op fouten.

Investeer daarom in een efficiënte indeling en een logische werkstructuur, zodat je magazijn vlotjes kan draaien en alles voor iedereen duidelijk is.

Getriggerd?

Met toManage helpen we je graag om meer vat te krijgen op je magazijn, al dan niet samen met de andere operationele processen binnen je organisatie. Heb je een vraag hierover, contacteer ons dan gerust of boek je gratis adviesgesprek in.

Op Donderdag 17 oktober om 14u00 is er ook het Webinar “5 concrete tips om je magazijn onder controle te krijgen”. Ik nodig je graag uit om live te kijken, maar je kan ook na het live event de opname bekijken. Inschrijven is wel verplicht.

Tot dan!

- Johan.