Op zoek naar software: hoe kies je best je potentiële kandidaten?

't Is best wel logisch: hoe kan je de beste oplossing voor jouw bedrijf vinden als je nog niet eens weet wat er allemaal beschikbaar is? Onbekend is onbemind, en dat geldt zeker ook voor leveranciers.

Een belangrijk deel van wat toManage doet, is daarom die zoektocht. Elk bedrijf en elke uitdaging is uniek, en het is essentieel om samen met onze klanten de juiste kandidaten te selecteren. Bovendien verschijnen er dagelijks nieuwe spelers op de markt en verdwijnen anderen weer.

Maar het allerbelangrijkste: het blijft een zakelijke beslissing. Het gaat niet om de bekendste of meest trendy oplossing, maar om een objectieve selectie die echt bij jouw behoeften past.

Daarom in deze blog onze tips om op de juiste manier softwarekandidaten te vinden.

Het witte blad

Een eerste belangrijke tip: begin met een open blik. Laat je niet beïnvloeden door flashy reclames op tv, radio en social media. Start met het opstellen van de belangrijkste functies en parameters waarop je een longlist van potentiële kandidaten baseert.

Belangrijke zaken om te overwegen:

• Welke processen wil je ondersteunen? Denk aan marketing, salesopvolging, digitale werkbonnen, magazijnbeheer, projectmanagement, boekhouding, productieplanning, enz.

• De sector waarin je actief bent. Ervaring in jouw branche is een must.

• Specifieke vereisten. Denk aan integraties met machines, uitgebreide expeditie- en douanefunctionaliteiten, koppelingen met overheidsinstanties, dynamische vragenlijsten, enz.

• ·Technologie. Heb je voorkeur voor cloud of on-premise oplossingen?

Daarna maak je een lijst van oplossingen die je al kent. Ga hierin niet te algemeen, maar lijst op welke oplossingen effectief in jouw sector gebruikt worden. Denk hierbij aan:

• Wat concullega’s, klanten en leveranciers gebruiken.

• Wat je eigen werknemers en professioneel netwerk aanbevelen.

Twijfel je of een oplossing geschikt is? Noteer deze toch; in de volgende stap duiken we dieper in de details.

Google (en ChatGPT) is your friend

Elke dag komen er mooie, nieuwe oplossingen op de markt. In tegenstelling tot pakweg 15 jaar geleden is er een overaanbod en is informatie tegenwoordig ruimschoots beschikbaar. Met een combinatie van zoekmachines en AI kun je eenvoudig alternatieven ontdekken.

Neem je lijst van reeds opgenoemde software oplossingen en zoek online naar alternatieven door:

• De namen van bekende pakketten in te voeren in Google en te kijken naar gerelateerde producten.

• ChatGPT te vragen om 10 alternatieven op basis van de eerder vastgestelde parameters.

Weet ook: dit is geen wondermiddel. Je zult oplossingen tegenkomen die buiten budget vallen of niet geschikt zijn. Maar je leert ook nieuwe mogelijkheden kennen die je verder helpen.

Daarnaast kun je online eenvoudig details, prijzen en ervaringen van anderen opzoeken. Dit helpt om je lijst verder te verfijnen.

Het kaf van het koren

Nu is het tijd om de basiscriteria te bekijken die voor jouw bedrijf en de gewenste oplossing belangrijk zijn.

Een eerste stap is het bedrijf achter de software te onderzoeken. Belangrijke vragen:

• Hoe groot is het bedrijf?

• Hoe lang bestaat het al?

• Hoe financieel gezond is het?

Gratis bronnen zoals https://www.staatsbladmonitor.be/ en https://bizzy.org/ kunnen hierbij helpen, maar ook commerciële tools zoals GraydonCreditsafe of Companyweb.

Daarnaast spelen andere vereisten een rol, zoals bv. op het vlak van samenwerking of technologie, die je mee in de eerste schifting wil opnemen:

• Lokale support.

• Specifieke integraties.

• Prijsklasse.

Gebruik Google, ChatGPT en de websites van leveranciers om dit verder te onderzoeken.

En dan nu: selecteren en contacteren

Hopelijk heb je nu een shortlist met ongeveer 10 kandidaat-leveranciers. Rangschik deze op basis van scores per parameter om objectiviteit te behouden.

Daarna volgt de teen in het water: neem contact op met de top 5. Geef hen een korte samenvatting van je behoeften, zodat zij ook kunnen bepalen of jouw bedrijf voor hen een interessante klant is.

Want laten we eerlijk zijn: klant is koning, maar de relatie met de leverancier is net zo belangrijk. Als er geen ideale match is aan de kant van de leverancier, dan is de kans groot dat de samenwerking moeilijker zal verlopen. Je zoekt eigenlijk een échte business partner, de klik en dus ook de goesting moet er zijn. Een goede match verhoogt de kans op een succesvolle samenwerking.

Let’s tango!

Uiteindelijk wil je met drie partijen de volgende fase ingaan. Dit betekent een diepere analyse van je behoeften, verdere evaluatie van de partners en een zorgvuldige voorbereiding van de implementatie.

Hoe doen we dat? Dat vertel ik je graag in het webinar “Op zoek naar software: Onze bewezen aanpak in 10 concrete stappen”. Je kan kijken op 24 en 27 maart, of later (replay).

Webinar gemist? Geen probleem! Neem gerust contact met ons op voor een persoonlijk gesprek of schrijf je in voor onze nieuwsbrief om toegang te krijgen tot de opname.

Succes!

Johan.