De 10 sterkste automatiseringen voor élk CRM systeem

Vorige week zat ik in een gesprek met een 10-tal andere ondernemers. Iedereen aan tafel kwam op 1 of andere manier met dezelfde vraag naar voor: “Hoe zoeken jullie klanten”? Het valt met op dat dit toch voor elk bedrijf een vraagstuk is waar ze blijven zoeken naar betere oplossingen.

Ik vraag dan graag wat verder door. Vaak hebben ze al wel heel wat bronnen en manieren om aan leads te geraken, maar komt er niet voldoende werk uit. Men heeft vaak ook geen goede manier om dat succes meetbaar te maken, en om consequent opvolging te doen.

Een CRM systeem moet je hebben, hoor je dan direct. De eerste namen van producten vliegen in het rond. Niet iedereen heeft dezelfde ervaringen en dezelfde voorkeuren, dat is duidelijk.

Belangrijke tip: het CRM systeem kiezen is maar 1 stukje van een zeer interessante puzzel. Want als je je verkoop écht de boost wil geven die je zoekt, dan is automatisering het magische woord. Ik geef je in deze blog daarom heel graag mijn gouden tips als het gaat over CRM en automatisering.

Allereerst: kies de juiste fundering!

Ik som zo dadelijk 10 knappe manieren op om je verkoop veel sterker te gaan ondersteunen dankzij automatisering. Maar om dat te kunnen, is er een heel belangrijk stukje basis software nodig: die fameuze CRM.

Mijn doel is hier niet een bepaald product naar voor te schuiven, maar wel een heel belangrijke functionaliteit die de tool van je keuze moet ondersteunen: integratie.

Een alleenstaande oplossing – al dan niet deel van je ERP oplossing – is spijtig genoeg niet “the way to go”. Want als het over verkopen gaat, dan heb je enorm veel nood aan externe gegevens en systemen waar je mee moet kunnen integreren. Enkel op die manier kan je ervoor zorgen dat je CRM systeem meer is dan een veredelde Excel file waar je verkopers moeten in rapporteren. Voor de duidelijkheid: dat is niet het primaire doel van een CRM. Je CRM moet je verkoop en dus je verkopers naar een hoger niveau kunnen tillen.

Kijk dus naar die integratie mogelijkheden, en check of je de meeste van de onderstaande automatiseringen kan realiseren. Want de top 10 die ik je hieronder geef, geven je gegarandeerd meer resultaat.

1. Zapier integratie

Ik zet Zapier integratie bovenaan als de belangrijkste automatisering die je maar kan bedenken. Want dit systeem geeft je direct toegang tot een zeer brede waaier aan integraties met andere oplossingen.

Kijk even op www.zapier.com en je zal zien dat deze oplossing de grootste standaard op de markt is als het gaat over “Integration As A Service”. Wat ze in praktijk doen is met meer dan 8000 bestaande toepassingen op een standaard manier integreren. Via een systeem van TRIGGERS (lees: iets wat een pakket doet, zoals bv. een nieuwe lead ontvangen) en ACTIONS (lees: iets wat je een pakket opdraagt om te doen, bv. een connectieverzoek sturen op LinkedIn) kan je al die toepassingen laten praten met elkaar.

Heel vaak kan je CRM pakket niet rechtstreeks praten met bv. je eigen ERP oplossing, maar ondersteunen ze beiden wel Zapier. Dankzij deze standaard kan je dan via Zapier je CRM met je ERP integreren. Zodat een lead die klant wordt onmiddellijk ook in je ERP pakket wordt aangemaakt – bijvoorbeeld. Handig toch?

2. Office integratie

Voor bijna iedereen is office (Microsoft 365 of Google Workspace) dé plaats om mails te lezen en sturen en om je agenda te beheren. Meestal komen daar nog je contactenbeheer bij en je dagdagelijkse taken.

Het is dus niet zo gek om deze omgeving zo optimaal mogelijk te laten praten met je CRM. In praktijk kan je het volgende verwachten:

• Het sturen van mails vanuit je CRM pakket, in dezelfde look-en-feel als je office omgeving, waarbij de mail óók in je office mailbox zit

• Het raadplegen van alle mails van een contactpersoon vanuit het perspectief van die contact of lead – inclusief mails die jij misschien zelf niet hebt ontvangen, maar je collega’s. Ook: het automatisch in de kijker zetten van leads die bv een mail hebben gestuurd.

• Het slim inplannen van afspraken, rekening houdend met je bestaande planning, vanuit je CRM

• Het inplannen en aanpassen van opvolgingstaken in office vanuit de CRM omgeving

• …

Ik kan nog even doorgaan. Deze 2 omgevingen moeten naadloos samenwerken. De toegevoegde waarde is té groot.

3. De formulieren op je website

Alles in je CRM systeem begint bij het ontvangen van nieuwe leads. Ter info, leads zijn mensen die je moet contacteren op basis van bv. aangekochte lijsten, maar nog beter zijn leads die ontstaan door een eenvoudige aanmelding door de persoon in kwestie.

Ontzorg je verkopers door alvast leads op een presenteerblaadje aan te bieden: als iemand het contactformulier invult, zich aanmeld voor een vrijkaart op de bouwbeurs, zich inschrijft in je event, ….  dan kan deze info automatisch, met de juiste integratie, in je CRM terechtkomen. Praat met je website leverancier en kijk hoe je kan integreren.

4. Je mailing pakket

Wist je dat je met je mailing pakket niet enkel nieuwsbrieven kan versturen, maar ook slimme opvolgmails? Zo kan je als je iemand gesproken hebt en er aangegeven is dat het nog net wat te vroeg is, een automatische reeks van mails sturen om bv. elke 2 maanden toch even terug jouw aanbod onder de aandacht te brengen.

In de andere richting kan je de (re)acties van lezers ook doorkrijgen in je CRM. Als iemand klikt op een link in de mail, krijg je bv. een notificatie. Handig om dan bv. die persoon ook even te contacteren om te vragen hoe het ermee gaat.

5. Je social media omgevingen

Verkopen is in de eerste plaats zorgen voor goede zichtbaarheid en het verwerven van je plaatsje in de markt. Dankzij internet en social media hebben we de laatste 15 jaar een enorm sterk middel om hiervoor te zorgen. Maar het is net de interactie met je (potentiële) klanten die het zo sterk maken. Likes, comments, reposten en zeker ook meer en meer de aanleunende berichtendiensten. Vandaag heb ik zelf ook heel wat contacten lopen via Whatsapp, LinkedIn messaging en InMail, Facebook Messenger en aanverwanten.

Het is dus niet meer dan normaal dat we - naast e-mail communicatie, fysieke bezoeksrapporten en het registreren van belmomenten - ervoor zorgen dat ook al die andere communicatie zo goed mogelijk kan integreren met je CRM omgeving.

Let wel goed op: niet alles is zomaar mogelijk. Social Media platformen houden je graag binnen hun eigen omgeving, en daar integreer je dus ook niet zomaar mee. Iedere software aanbieder heeft daarom zijn eigen manieren om integraties aan te bieden. Kijk dus verder dan “we integreren met LinkedIn” en kijk wat ze effectief aanbieden.

6. Chat GPT (of aanverwanten)

Wie had dat gedacht: ook Artificiële Intelligentie verdient een plaatsje in deze lijst. En niet zomaar. Want A.I. laat je toe om jou dingen aan te bieden die je écht versterken in je sales proces.

Het begint al bij een heel eenvoudige vraag: “Beste Chat GPT, wat kan je mij vertellen over deze persoon en dit bedrijf?”.  Met de juiste prompts kan je ervoor zorgen dat je verkoper informatie ingelepeld krijgt die hem of haar toelaten meer voorbereid naar elk gesprek te gaan.

Dankzij integratie staat deze info klaar voor gebruik. En met chatbots kan je samen met je A.I. assistent je eerstvolgende contactmoment voorbereiden, mails opstellen, …

7. Je eigen ERP oplossing

We springen even van publieke services en data naar je eigen interne omgeving.

Zeker in bedrijven waar retentie (het behouden van je bestaande klanten) en upselling (meer verkopen aan je bestaande klanten) veel speelt, is een integratie met je eigen ERP oplossing onmisbaar.

Je verkoper moet goed geïnformeerd zijn. Heeft de klant nog openstaande facturen? Is de omzet bij die klant in het laatste kwartaal gestegen of gedaald? Welke producten of diensten nemen ze het meeste af? Zijn er openstaande klachten of service tickets? Hoe goed scoort deze klant t.o.v. de onze andere klanten in dezelfde sector? Allemaal interessante informatie, die vaak moeilijk te verzamelen is, maar dankzij integratie hapklaar aanwezig kan zijn in je CRM omgeving.

8. Financiële tools

Net zoals de interne stand van zaken bij bestaande klanten, is de algemene financiële toestand van een bedrijf super interessant op verschillende vlakken. Het laat je toe in te schatten of een klant de nodige stabiliteit heeft, maar ook hoe groot ze zijn en of ze financieel de mogelijkheden hebben om met jou in zee te gaan.

De meeste tools die dit soort van info aanbieden, hebben integratie mogelijkheden. Maak er dus zeker gebruik van!

9. LinkedIn profielen

De kracht van LinkedIn als verkoopstool wordt vaak onderschat. Zeker in B2B verkoop zal je merken dat je vaak met dit platform in aanraking zal komen. Het geeft de ideale balans tussen professioneel in contact komen en het persoonlijk kunnen connecteren met de juiste mensen. Want: people buy from people.

De informatie die mensen op het platform zetten, de interacties die ze doen, de succesverhalen en kennis die ze delen, en zeker ook wat zijn of haar collega’s doen, zijn opnieuw super interessante bronnen van informatie.

Daarnaast is het vaak een 3de kanaal om de communicatie aan de gang te krijgen: mensen die je telefonisch of via e-mail niet kan bereiken, reageren vaak wél via LinkedIn messaging.

10. Good old Google

Een eenvoudige om mee af te sluiten, en tegelijkertijd ook een goed voorbeeld over hoe integratie anders kan.

Eigenlijk heb je 2 soorten integraties van data: PUSH, waarbij informatie over de lead of contact vanzelf in je CRM binnenstroomt. Maar je hebt ook PULL, waarbij je zelf in een paar klikken informatie gaat opzoeken (en eventueel in je CRM mee opneemt).

Veel integraties laten push toe. Maar waar dat niet kan – of waar dat niet interessant genoeg is – kan je werken met het pull principe.

Ik neem even het voorbeeld van Google. Als je iets over toManage wil opzoeken, dan gebruik je eigenlijk deze URL: https://www.google.com/search?q=tomanage. Veel CRM oplossingen (en andere tools) laten je toe om in de software extra links te voorzien met parameters, waardoor je met 1 klik in een apart tabblad naar deze website gaat en direct de relevante info toont.

En Google? Die geeft je zeker nog interessante info. Zoek op bedrijf maar ook op contactpersoon. Je zal merken dat er vaak heel wat meer info beschikbaar is dan je denkt. Denk aan persartikelen, foto’s van het bedrijf en het team, een handig overzicht van de diensten of producten die ze aanbieden, … opnieuw veel info waar je verkoper mee aan de slag kan

Heel fijn maar… hoe moet ik hier aan beginnen?

Ik hoop dat deze blog je al heel wat inspiratie heeft gegeven en wijzer heeft gemaakt over wat er allemaal kan. En uiteraard is het wel allemaal niet zo simpel, en vraagt het de nodige kennis en kunde om dit alles in de praktijk om te zetten?

Wil je hier graag een volgende stap zetten? Ik help je zeer graag!

Binnenkort organiseer ik het webinar “Hoe realiseer je een succesvolle CRM implementatie? Een aantal concrete tips uit de praktijk” waar ik onder andere het bovenstaande in de praktijk toon.

Kijk op dinsdag 22 april om 14u of donderdag 24 april om 20u

Een andere optie is dat je gelijk de kans neemt om met me af te spreken. Tijdens een gratis adviesgesprek van 1 uur luister ik graag naar je specifieke case en help ik je zeker al wat verder vooruit

Ik wens je enorm veel succes met je business en je verkoop!

Johan