De kostprijs van een fout in je magazijn: Wat een verkeerde handeling je écht kost
Een bedrijf succesvol runnen is een continue spel van kosten en opbrengsten. Het is belangrijk om de kosten die je maakt – zowel in aankoop als in werking – goed onder controle te krijgen, en daartegenover de juiste, competitieve prijs te kunnen vragen voor je product of dienst.
Fouten kunnen je bedrijf heel wat zorgen geven. Ze zorgen ervoor dat je marges kleiner worden, zodat een verkoop met winst plots een kostelijke grap wordt. Of het nu gaat om een pickfout, een zoekgeraakte pallet of beschadigde voorraad – elke fout heeft een prijskaartje. Zeker als je met lage marges moet werken, zijn dit belangrijk aandachtspunten.
In deze blog zoom ik graag in op wat een foute logistieke handeling in je magazijn voor impact heeft, en geven ook tips om ze structureel te voorkomen.
Pickfouten en verkeerde leveringen
Een pickfout – bijvoorbeeld het pakken van het verkeerde product of de verkeerde hoeveelheid – resulteert meestal in een verkeerde levering aan de klant. Dit type fout is helaas veelvoorkomend en heeft directe én indirecte kosten tot gevolg. Laten we de kosten opsplitsen:
Dubbele handling en verzending: Het foutieve product is gepickt, ingepakt en verzonden, wat werktijd en verzendkosten heeft gekost. Vervolgens moet je alsnog het juiste product verzenden, en dus opnieuw dezelfde handelingen doen. Stel dat picking en inpakken 5 € aan werk kost en verzenden 10 €, dan ben je voor de vervangende zending weer 15 € kwijt – bovenop de 15 € van de eerste, foutieve zending. Alleen al dit aspect brengt de teller al op 30 €.
Retourkosten: De klant stuurt het verkeerde artikel terug. In de huidige – soms wat vreemde – e-commerce tijden draai jij als bedrijf op voor de retourverzendkosten (zo’n 6 tot 10€ voor een pakketje). Bovendien moet de retour verwerkt worden in het magazijn: controleren op schade & terug in het magazijn plaatsen, wat nog eens 2 tot 3 € aan verwerking kan kosten
Materialen en verpakking: De verpakkingsmaterialen van de eerste (verkeerde) zending zijn deels verloren. Bij op maat gemaakte verpakkingen wordt dit nog duurder. We schatten deze extra kost op zo’n 2 €.
Last but not least: De klantenrelatie en de opvolging: Je bedrijf moet tijd investeren om de fout recht te zetten – communicatie met de klant, excuses aanbieden, instructies geven voor het retour sturen. Stel dat een medewerker 15 minuten bezig is met de case, dan kost je dit zo’n 5 € aan loonkosten. Mogelijk moet je ook nog een extra toegeving doen aan de klant, bv. een korting op een volgende bestelling.
Tel je dit alles bij elkaar op, dan zie je dat een simpele picking fout gemakkelijk 50 € of meer kan kosten aan directe uitgaven.
Indirecte gevolgen zijn er ook: een deel van de klanten zal ontevreden zijn. Misschien plaatst die klant geen nieuwe bestelling meer of schrijft hij een negatieve review.
Een aantal tips:
Voorkom picking fouten: Implementeer een controleproces bij order picking. Laat bijvoorbeeld een collega of een scanner het order verifiëren voordat het pakket wordt verzonden.
Barcodescanning is hier een perfecte oplossing voor: het systeem waarschuwt als het verkeerde item wordt gescand, waardoor je de fout onderschept vóór verzending.
Ook een simpele dubbelcheck (“vier-ogen-principe”) of een video gestuurde controle van de inhoud voor het sluiten van de doos kan picking fouten drastisch verlagen.
Daarnaast loont het om je locatie-indeling logisch te maken (veel verkochte items vooraan, en “look alike” producten uit elkaar) zodat verwisselingen minder snel gebeuren.
Zoekgeraakte voorraad
Een andere kostbare fout is zoekgeraakte voorraad, producten die je denkt te hebben maar die onvindbaar is. Dit kan komen door administratieve fouten of door misplaatsen van goederen in het magazijn.
De financiële impact van ontbrekende/zoekgeraakte voorraad is dubbel: je hebt een direct verlies van productwaarde, en je mist verkoopkansen. Stel, je hebt volgens je magazijn software 10 stuks van artikel X op voorraad, maar in werkelijkheid zijn die goederen in het magazijn kwijtgeraakt. Een klant bestelt 5 stuks – je ontdekt dan dat je het product niet kunt vinden en dus niet kunt leveren. Wat kost dit?
Stel dat de verkoopwaarde van dit product 100 € per stuk is. Als ze écht weg zijn uit je magazijn (lees: gestolen, kwijt of vernietigd), dan is dat 1000 € omzet die je nooit zult realiseren.
Daarbovenop komt nog de originele aankoopkost. Dat bedrag – stel in dit voorbeeld 600 € voor de 10 items - is pure kost die je zal moeten afboeken.
Extra verkoopinspanning: je moet aanzienlijk méér verkopen om één voorraadfout financieel recht te trekken. Want je moet moet zowel de verloren goederen als de gemiste omzet inhalen.
Je merkt dus dat je artikel X niet hebt voor de klantorder. Hierdoor moet je wellicht een nood aankoop met spoed doen bij je leverancier om de klant niet teleur te stellen. Spoedbestellingen brengen vaak hogere kosten mee (duurder tarief, sneller transport). Stel dat je 10 nieuwe stuks bestelt aan 70 € per stuk terwijl de normale prijs 60 € is – je moet immers extra kosten maken om de klant alsnog tevreden te stellen. Dat is dus 100 € extra aan inkoopkosten. En: soms lukt het ook niet om het op deze manier op te lossen, en loop je dus de bestelling van de klant mis.
Administratieve herstelacties: Je magazijn- of administratief personeel zal moeten uitzoeken waar het misging. Tegelijk moet de stock gecorrigeerd worden.
Zoals je ziet kan zoekgeraakte voorraad makkelijk honderden tot duizenden euro’s kosten aan verloren productwaarde en bijkomende kosten. Het probleem is vaak dat dit soort fouten pas laat ontdekt wordt, waardoor de schade is aangericht voordat je kunt ingrijpen.
Bovendien: als je voorraad niet klopt, ga je wellicht onnodig bijbestellen (overstock) of kom je juist tekort bij een volgende order (stockbreuk).
Een aantal tips:
Voorkom verloren goederen door een goed inventarisbeheer. Hou je voorraad correct door regelmatig te tellen (cycle counts) en verschillen direct te onderzoeken.
Gebruik duidelijke locatieindeling en -nummering en hou je magazijn georganiseerd, zodat goederen niet “verdwijnen”.
Een digitaal magazijn beheer systeem waarin elke beweging wordt gelogd, helpt enorm: zo kun je traceren waar de goederen voor het laatst gezien zijn.
Zorg ook voor een goede receptionering van ontvangen goederen, waarbij binnenkomende goederen meteen worden gelabeld en op de juiste plek worden gezet. Veel goederen geraken immers zoek door slechte verwerking bij ontvangst of door een verkeerde put-away.
Beschadigde voorraad en productverlies
Schade aan producten in het magazijn is een fout die direct heel veel kan kosten. Problemen variëren van een pallet die van een stelling valt tot producten die door slechte opslag of door verkeerde handling onbruikbaar worden.
Net zoals bij verloren geraakte goederen is de aankoopwaarde van het product meestal volledig verloren. Bijvoorbeeld, een pallet met 100 artikelen à 20€ per stuk valt en 80 stuks zijn kapot. Dat is 1600€ aan productwaarde weg. Tenzij je een verzekering hebt die specifiek (een deel van) deze schade dekt, draag jij die kosten.
Bovendien moet je de kapotte goederen ook afvoeren. Afvalverwerking kan ook geld kosten, zeker bij chemisch of elektronisch afval.
Indirect omzetverlies: je kan tijdelijk dit artikel niet meer verkopen. Stel dat die pallet met 100 artikelen je bufferstock was voor de komende maand verkoop – dan heb je mogelijk leveringsproblemen en mis je omzet totdat nieuwe voorraad binnen is.
Je zult nieuwe producten moeten bestellen om de voorraad aan te vullen. Dit lijkt op het spoed aankoop scenario: eventueel extra kosten voor snelle levering.
Als de schade is ontstaan door gebrekkige opslag, moet je misschien investeren in betere apparatuur of veiligheidsmaatregelen (bijv. extra bescherming aan stelling, training heftruckchauffeurs) om herhaling te voorkomen – ook dat zijn kosten die voortkomen uit de fout.
Bij ernstige magazijnschade (bijv. een omgevallen stelling) is er ook een veiligheidsrisico, alsook mogelijke personeelskosten. Laten we hierbij hopen dat er geen onomkeerbare schade is. Dit soort kosten valt buiten de pure voorraadkosten, maar illustreert hoe een “fout” nog veel grotere kosten en problemen kunnen creëren.
Een incident met beschadigde voorraad kan makkelijk enkele duizenden euro’s schade betekenen, zeker als het om dure producten gaat. We namen in het bovenstaande voorbeeld nog niet eens de problematiek rond bederfbare goederen mee, of seizoensgebonden producten die mogelijk niet onmiddellijk vervangbaar zijn. Daarnaast moet je soms uren besteden aan opruimen en administratieve correcties.
Een aantal tips die we graag geven:
Investeer in opleiding en veiligheid. Leer magazijnmedewerkers de juiste handling technieken (bijv. stapelhoogtes respecteren, voorzichtig rijden met de heftruck).
Zorg voor de juiste hulpmiddelen: legplanken of stellingen die voldoende draagkracht hebben, antislipmatten, duidelijke looppaden om botsingen te voorkomen.
Maak “veilig werken” onderdeel van de routine, bijvoorbeeld via toolbox-meetings.
Voor producten die gevoelig zijn (breekbaar of bederfelijk), creëer speciale zones en procedures (denk aan “Fragile” labels, of FEFO/FIFOv verwerking voor datumgevoelige voorraad.
Tot slot: registreer ieder incident, hoe klein ook, en analyseer de oorzaak. Zo kun je structureel maatregelen nemen.
Beter voorkomen dan genezen
Elke fout in het magazijn heeft een prijs. Een verkeerde picking, zoekgeraakte goederen of beschadigde voorraad – ze kosten je geld, tijd en soms klanten.
Gelukkig staan de oplossingen klaar: betere processen, training en (vaak low-budget) technologie kunnen deze fouten sterk verminderen.
Zin in meer advies en begeleiding hierrond?
Binnenkort kan je kijken naar het gratis webinar “Magazijn optimalisaties: best practices vanuit onze ervaring”. Hierin ga ik verder in op de mogelijke uitdagingen, en de best passende aanpak om ze op te lossen of te vermijden. We spreken onder andere over het reduceren en vermijden van fouten.
Wat ook kan: boek gewoon je gratis en vrijblijvend adviesgesprek in. Tijdens een online sessie van 1 uur luister ik graag naar je specifieke case en help ik je zeker al wat verder vooruit.
En bedenk dat de goedkoopste fout de fout is die je weet te voorkomen 💡.
Johan.