Zoek je extra techniekers? Ik heb de oplossing!

Je ziet het overal in het straatbeeld: bedrijven zoeken continue nieuw volk. Vaak voelt het wat tegenstrijdig, want er zijn toch ook heel wat mensen op zoek naar werk…

Maar het is een zeldzame soort, techniekers. Het vraagt heel wat vakkennis maar ook moet je van het juiste hout gesneden zijn om deze job graag te doen. Het is dus niet makkelijk om goeie (en de juiste) techniekers voor je bedrijf te vinden.

Ik heb hiervoor een oplossing. Misschien heb je helemaal geen extra personeel nodig! Misschien kan je het meerwerk wel opvangen met je bestaande team!

Huh? Ik zie je al met je ogen draaien. Nóg meer werk geven. Druk bij de bestaande mensen leggen. Het onderste uit de kan halen. Dat is toch geen oplossing? Dat is vragen om problemen!

Wat als… we een oplossing kunnen vinden die zowel voor je bestaande techniekers als voor je bedrijf de juiste dingen doet. Die ervoor zorgt dat de bestaande mensen een betere job inhoud krijgen, met minder stress en zaken die ze eigenlijk niet graag doen. Die er bovendien voor zorgt dat je meer klanten kan helpen met dezelfde effort. Dàt is de oplossing die ik hier graag wil aanbieden.

Hoe doe je dat dan? Ik leg het je graag uit in deze blog.

Je opdrachten beter organiseren

Het start al van bij de opdrachten zelf. Vaak zie ik bij mijn klanten dat de technieker meerdere keren bij de klant langs moet gaan. Wat blijkt? In heel wat gevallen is dit omdat bij het eerste bezoek men pas vaststelt wat het effectieve op te lossen probleem is. Resultaat: onderdelen bestellen & een 2de bezoek inplannen.

Een ander probleem dat wel voorkomt, is dat men de baan op moet voor een probleem dat de klant vaak zelf kan oplossen. Of, waar de klant in een eerste stap zelf voor een tijdelijke oplossing kan zorgen, zodat het bezoek heel wat minder dringend wordt.

Door op voorhand beter te informeren naar het effectieve probleem en samen mogelijke oplossingen te bekijken, kan ervoor gezorgd worden dat de klant zichzelf uit de nood kan helpen, en dat met het juiste materiaal en de juiste context het euvel kan verholpen worden in 1 bezoek.

Bedenk even: hoeveel ritten zou je kunnen besparen met deze aanpak? En wat zou de impact zijn als je minder dringende interventies moet inplannen?

Zorg voor alle nodige context en informatie

Weet je goed wat er bij de klant staat? Een slecht georganiseerd bedrijf heeft geen databank met klanten en de “install base”. Hierdoor moet je bij elke aanvraag van een klant opnieuw uitzoeken wat er staat, wat de historiek is en wat voor dat specifiek systeem en de specifieke problemen de beste oplossing is.

Ook dit kost veel tijd. In de eerste plaats voor de planner, maar als deze geen tijd heeft of te weinig productkennis heeft, gaat dit probleem opnieuw doorgeschoven worden naar de technieker. Met opnieuw meerwerk en meerdere bezoeken als gevolg.

Als je een goed klantenbestand hebt, en je weet welke toestellen bij de klant staan, heb je direct al heel wat info om mee te werken. Zijn de onderdelen voor dit type toestel in voorraad? Wat waren de vorige problemen en heeft dit er mogelijk iets mee te maken? Wanneer is het laatste onderhoud geweest en wat is er toen gebeurd? Niet alleen gaat je klant onder de indruk zijn van je professionaliteit, je kan ook direct advies geven (denk aan de klant die zelf het probleem misschien al kan oplossen) en je kan heel slim opdrachten inplannen – met het juiste materiaal en duidelijke instructies.

Heb je dit soort info niet? Bouw dit dan zeker op. Elke nieuwe klant of installatie moet je zeker registreren in je systeem. Want vanaf dan kan je die klant (en je technieker) eenvoudigweg veel beter helpen!

Het juiste materiaal bij de hand

We hebben het hierboven al gehad over de juiste voorbereiding, zodat je het juiste materiaal meeneemt. Maar er kan natuurlijk nog altijd iets misgaan. En, als de technieker ter plaatse is, kan hij of zij vaak nog een vaststelling doen die ervoor zorgt dat er nog andere zaken moeten aangepakt worden.

Een goede basisvoorraad van de juiste materialen is dus zeer belangrijk. Hier komt vaak de uitdaging dat je maar zoveel materiaal kan meenemen als waarvoor er ruimte is - en wat van gewicht toegelaten is. Hier kan de historiek van je werkorders heel wat in helpen. Door te kijken welke materialen je in de afgelopen ja(a)r(en) nodig had, kan je een slim pakket van de meest gebruikte stukken samenstellen.

Dit zorgt er opnieuw voor dat je technieker minder extra bezoeken zal moeten doen, wat dus ook weer heel wat scheelt in ritjes en tijd per opdracht.

Dag administratie, hallo digitalisering!

De grootste win op vlak van administratie zit hem uiteraard in digitalisering. Het heen en weer sturen van werkbonnen, de onleesbare kribbels op papier met verbruikte materialen en uren, het manueel omzetten van papieren bonnen naar facturen, …. Het zijn allemaal zaken die veel tijd vreten en ook heel foutgevoelig zijn.

Door digitaal te werken kan je onmiddellijk opdrachten na registratie doorsturen naar de technieker. Bovendien kan deze alle extra info van de klant en de installatie raadplegen, inclusief de laatste technische documentatie en de historiek. In de bon kan de technieker alles netjes registreren – al dan niet automatisch en/of met barcode scanning. Na afsluiten van de bon kan de klant op het scherm ondertekenen, en ontvangt deze direct een digitaal werkverslag en de factuur.

Bij de technieker valt hierdoor wel wat frustratie en administratie weg. Maar ook aan de kant van het kantoor is al dat uitzoek-, overtyp- en facturatiewerk verdwenen. Je begrijpt dat dit een hele grote positieve impact heeft op iedereen.

Slim plannen, zonder files en onnodig rondrijden

Een laatste – en vaak wel de moeilijkste – verbetering die ik graag aanreik is deze van slimme planningstools. Want de duurste uren van een technieker zijn deze waarbij hij in de wagen zit en dus niet kan werken. Het reduceren van rijtijd heeft dus een rechtstreekse impact op het aantal uren dat hij voor jouw bedrijf productief aan de slag kan zijn. En, het heeft vaak ook impact op het gezinsleven van diezelfde technieker, die extra vroeg of extra laat weg is van thuis naar die eerste of van de laatste opdracht.

Besef wel: planning – en zeker geografische planning – is een complex gegeven, met heel wat verschillende aspecten. Naast een goede match tussen skills en kennis nodig voor een opdracht, is er de link met beschikbaarheid van onderdelen en andere materialen. En de moeilijkste blijft het verkeer. Ongevallen en onverwachte files blijven een uitdaging voor elke planner en planningstool.

Er zijn all-in state-of-the-art oplossingen, maar alles heeft zijn prijs. Hier is het dus zeker ook belangrijk om een goede afweging te maken tussen kosten en baten. Maar bekijk het zeker; want de effectieve kost van onnodige rijtijd is vaak veel hoger dan je denkt!

Dus… ben je nog steeds op zoek naar een extra technieker?

Denk even aan de effectieve kost voor een extra werkkracht. Dat is een behoorlijk bedrag.

Stel dat je dat geld vandaag investeert in het (laten) implementeren van de hierboven beschreven oplossingen. En dat je dit op 3 jaar wil terugverdienen. Dan is de kostprijs van een extra werkkracht op die drie jaar een behoorlijk budget dat je hiervoor zou kunnen gebruiken.

Het zal niet alleen dit probleem oplossen. Remember: je moet die technieker nog vinden. De juiste man of vrouw, met de juiste kennis en iemand die past in jouw bedrijf. En: door je bestaande techniekers betere tools en werkomstandigheden te geven (minder administratieve last, meer met het effectieve werk bezig zijn, vroeger thuis bij partner en kinderen, meer tevreden klanten, …) zal er ook een grotere loyaliteit en minder verloop ontstaan. Ook dat is heel veel (geld) waard.

Yes! Wat is nu de volgende stap?

Hopelijk heb ik je met deze blog kunnen inspireren. Wil je nog meer weten, dan nodig ik je graag uit op het Webinar “Technieker gezocht? Haal meer uit je bestaande team” dat je kan terugvinden via onderstaande link.

Heb je al concrete vragen en wil je eens 1 op 1 praten over de mogelijkheden? Boek dan een gratis adviesgesprek in met mij. Ik ga graag in op jouw specifieke case en help je al verder op weg.

Succes!

- Johan.