De 5 grootste fouten bij het selecteren van een nieuw ERP systeem
Als ToManage helpen we bedrijven met efficiënter werken, en het selecteren van (of het optimaliseren van) de ERP software maakt daar heel vaak een belangrijk deel van uit.
Ter info: ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een heel sjieke term die men sinds begin jaren ‘90 gebruikt voor software die een groot deel van de bedrijfsprocessen bij elkaar brengt. Meer hierover kan je indien gewenst lezen op deze Wikipedia pagina.
De ERP markt is ook steeds in beweging. Een aantal grotere namen kopen regelmatig kleinere broertjes op. Daarnaast zijn er ook veel bedrijven die werken met een ondertussen (zeer) verouderde oplossing. Deze 2 zaken zorgen ervoor dat we ook heel vaak geconfronteerd worden met een heel ingrijpende en grote beslissing: we moeten op zoek naar een volledig nieuwe ERP oplossing.
Voor de duidelijkheid: dit is nooit onze eerste keuze. We wikken en wegen de voor- en nadelen van een dergelijke operatie steeds zeer grondig. Want je kan begrijpen dat dit soort aanpassingen je bedrijf behoorlijk doorheen kan schudden.
Maar kijk: hier staan we dan. Ons ERP systeem is té oud, zal niet meer worden ondersteund of past niet meer in wat onze organisatie doet. Bon. Hoe begin je aan zo een grote omschakeling? Om je hierin te ondersteunen, geef ik je zeer graag een overzicht van de 5 grootste fouten die je kan maken bij het selecteren van een nieuw ERP systeem. Zodat jij deze fouten niet zal maken.
Fout 1: Paniek is de slechtste raadgever
Het lijkt logisch, maar eenvoudig is het niet. Als je even rondkijkt in je organisatie zie je dat héél véél van wat je doet afhankelijk is van die software. Trek de stekker er uit, en het lijkt wel een springkasteel dat zonder lucht valt.
Wees bewust van het feit dat het implementeren van een nieuwe ERP oplossing heel veel moeite en vooral tijd kost. Je hebt dus een plan nodig, dat in essentie de volgende zaken dekt:
Het bestaande systeem moet blijven werken zolang het nieuwe systeem nog niet uitgerold is
Je moet stapsgewijs de werking van je bedrijf (in relatie tot je ERP) in kaart brengen zodat het nieuwe systeem niet enkel voor vervanging zorgt, maar ook voor verbetering (zie ook fout 2)
Je moet je gegevens en context van je werking kunnen overzetten van het oude naar het nieuwe systeem
Je klanten en leveranciers moeten zo weinig mogelijk (negatieve) impact ondervinden van deze omschakeling
Je moet je mensen (en jezelf) grondig begeleiden in dit veranderingstraject
Je voelt het: dit is een behoorlijke kluif. Zowel op vlak van energie als op vlak van geld maar ook zeker op vlak van tijd. Dit moet je dus goed, gestructureerd en doordacht aanpakken. Maak dus een plan met het nodige detail en maak het ook SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).
Voel je dat dit niet haalbaar is voor jou? Zoek dan hulp bij collega’s (stel bv. een projectteam samen) of zoek de juiste externe mensen die jou hierin kunnen bijstaan.
Nog even dit: een ERP leverancier is géén goede externe raadgever. Hoe hard hij of zij ook zal proberen, het belang van het zo goed mogelijk verkopen van het product zal altijd bovenaan de prioriteitenlijst staan van je leverancier. Ze werken dus onvoldoende in jouw belang, en zijn niet onafhankelijk genoeg.
Fout 2: Je denkt het beter de weten dan de rest
Besef je wel hoe een mooie opportuniteit dit is? Je kan alles wat vandaag niet goed werkt binnen je organisatie gaan verbeteren. Want het bestaande ERP systeem en je bestaande processen zijn immers organisch gegroeid en geëvolueerd, en nu krijg je de kans om een nieuwe oplossing te gaan gebruiken die past in jullie huidige werking (én de toekomst, zie fout 3).
Maak dus van het nadeel een voordeel en zorg ervoor dat je een sprong voorwaarts neemt in hoe jouw bedrijf in elkaar zit.
De grootste fout die je hierin kan maken, is op je eilandje blijven zitten. Een ERP systeem is de digitale motor van je operationele organisatie, en je werkvloer weet als geen ander wat er nodig is.
Betrek dus de nodige mensen. Zoek ook niet enkel de gemakkelijke, maar ook de moeilijke gebruikers op. Vraag hoe men werkt, wat er vandaag mis gaat en hoe software hun job het meest optimaal kan ondersteunen.
Vaak vallen klanten van de ene verbazing in de andere als ze dit gaan doen. Veel dingen die hun huidige ERP hoort te doen, zijn al lang vervangen door Excel files of kleine eigen geschreven Access toepassingen. Papier wordt gebruikt ter ondersteuning omdat het ERP systeem tekort schiet. Zorg dus dat je hier alles van leert wat nodig is om de juiste keuzes te maken in de toekomst.
Fout 3: Je durft niet te dromen van de toekomst
En die toekomst, ook daarover moet je durven nadenken. Want dat fameuze ERP systeem moet daar ook klaar voor zijn.
Breng dus ook zeker in kaart wat je systeem vandaag moet kunnen, en waar het in de toekomst ook klaar voor moet zijn. Een business plan en groeistrategie voor een organisatie moet óók rekening houden met de ondersteunende middelen die nodig zijn om die plannen waar te maken. Vertaal deze plannen dan ook naar een wishlist die je kan afpunten met mogelijke toekomstige ERP oplossingen, zodat je weet waar je aan toe bent als jouw organisatie in de volgende groeispurt terecht komt.
Doe je dat niet, dan zou je wel eens vast kunnen lopen. Een ERP systeem kies je niet voor een paar jaar. De enige goede reden om van ERP systeem te moeten veranderen, is omdat de tool technologisch of op vlak van ondersteuning niet meer voldoet. Als je in de toekomst moet vervangen omdat de tool zelf tekort schiet…. dan heb je vandaag de foute keuzes gemaakt. Durf dus te dromen en wees zo concreet mogelijk.
Fout 4: Je wil àlles. En wel nú!
Vandaag is er ongelooflijk veel mogelijk. Het internet en cloud computing heeft ervoor gezorgd dat zelfs voor de kleinste KMO software beschikbaar is met functionaliteiten waar je vroeger alleen maar kon van dromen. En, het is allemaal betaalbaar – of zo lijkt het toch.
Tegelijkertijd weten we ondertussen wel dat digitaliseren en automatiseren de “way to go” is. De efficiëntiewinsten die je kan halen door technologie slim in te zetten, zijn enorm. Zaken zoals A.I. en Machine Learning zorgen ervoor dat zaken die vroeger echt manueel beulenwerk konden zijn, nu overgenomen worden door slimme tools die 80 tot 100% van het werk voor jou doen.
Je hebt gelijk Johan, we moeten durven dromen! Laten we dus maar direct gaan voor de full monty!
Wel: nee. Eigenlijk is dit niet haalbaar. Besef dat je al met je ganse bedrijf een enorme sprong in het duister neemt door over te schakelen naar een nieuwe ERP oplossing. Maak het dus niet nóg complexer.
Het is belangrijk om in stapjes te werken:
Focus je eerst op jouw core processen, je werking zoals ze vandaag is maar dan geoptimaliseerd. Zorg voor nieuwe software die jou en jouw werknemers beter ondersteund en zelfs een stap vooruit helpt.
Zorg dat je met deze werking volledig operationeel bent, zodat je ook de resultaten ziet en nog kan bijsturen waar nodig. Want er zullen bulten en putten zijn in deze omschakeling. Het blijft een complexe transitie
Als alles loopt zoals gewenst, kan je gaan verder bouwen aan de zaken die je ziet als added value, als dingen die je organisatie nóg efficiënter maken, als functionaliteiten die jou bedrijf dat nu klaar is om terug te groeien nodig heeft.
Mag er dan niks nieuws? Natuurlijk wel! Alles wat laaghangend fruit is of zaken die technologisch vandaag eigenlijk een vanzelfsprekendheid zijn, móet je meenemen.
Een klassiek voorbeeld is het automatisch ontvangen, herkennen en inboeken van inkomende facturen. Veel oude ERP systemen laten enkel manueel werken toe of beperkte automatisering. In je nieuwe systeem zal dit zeker aanwezig zijn.
Waar moet je je dan tegen beschermen? Tegen extra mogelijkheden en functionaliteiten die voor jou als organisatie nog volledig nieuw zijn. Besef dat wat je vandaag denkt nodig te hebben, er al helemaal anders kan uitzien wanneer je nieuwe ERP systeem up-and-running is. We kennen allemaal wel een stukje software dat we ooit kochten maar nooit echt gebruikten. Beter dus wachten tot je de concrete nood ziet en die nood ook zeer concreet kan omschrijven.
Fout 5: Je vergeet het huwelijkscontract
Zelfs in deze situatie – waar je met een oude en nieuwe leverancier in overleg moet gaan om de samenwerking af te sluiten of op te starten – zie ik zoveel ondernemingen dezelfde fout maken.
Je zal het misschien wel merken als je met die oude leverancier moet gaan praten over die uitfasering en jullie beslissing om naar een nieuw pakket op zoek te gaan. Is er eigenlijk een contract? Hoe gaan ze ons helpen om de “oude” data in het “nieuwe” systeem te krijgen? Hoe gaan ze ons ondersteunen in de transitieperiode? Kunnen we beroep doen op de consultants voor vragen en info en tegen welke voorwaarden?
Ik vergelijk dit met een huwelijkscontract. Vaak stap je in een samenwerking met veel liefde en passie voor elkaar, en dan wil je toch niet nadenken over een eventuele scheiding? Dat gaat toch niet gebeuren! Deze ERP leverancier is de knapste, slimste en enige partner die ik ooit nog ga nodig hebben!...
Maak dus deze keer niet die fout. Spreek tijdens de onderhandelingen over de wens om dit duidelijk omschreven te hebben. Zorg voor een écht contract (en dus niet gewoon een getekende offerte) en zorg dat je zeker de volgende zaken opneemt:
De ondersteuning tijdens de implementatie van de oplossing
Het onderhoudscontract, waar je weet wat je mag verwachten tijdens het gebruik van de software – al is dit slechts beperkt van toepassing, het moet duidelijk en omschreven zijn
De exit regeling, waar men in beschrijft wat de exact te nemen stappen zijn en wat de ondersteunende diensten zijn die je mag verwachten in de transitieperiode en de effectieve omschakeling van de software
De eigendom en beschikbaarheid van alle data uit het systeem, zowel tijdens het gebruik, tijdens een omschakeling, als na de omschakeling (denk aan oude boekhoudbestanden die je niet meer in het nieuwe systeem nodig hebt)
De eigendom en beschikbaarheid van eventuele maatwerk software / software componenten of configuraties
Bespreek en regel deze zaken bij de opstart van de samenwerking. De ERP leverancier zal op data moment ook veel meer bereid zijn om water bij de wijn te doen. Als je dit moet bespreken met de ERP leverancier waar je afscheid van neemt, zal dit heel anders zijn. Een B2B vechtscheiding. Lastig.
Één van de belangrijkste gebeurtenissen voor jou onderneming
Een nieuwe ERP implementatie is super ingrijpend. Je mag je dus eigenlijk geen fouten veroorloven. Als je verder wil kijken dan de vele mooie reclameboodschappen, de bekende namen en de beste verkoopsstrategie, dan moet je jezelf objectief kunnen opstellen.
Zorg dus voor een goede voorbereiding, en vergeet de 5 bovenstaande fouten niet. Het kan je heel wat tijd, geld, frustratie en zelfs drama’s besparen.
Succes!
PS Getriggerd? Volg dan binnenkort het webinar “Hoe selecteer je het beste ERP systeem voor jouw onderneming?”. Hier ga ik verder in op het bovenstaande & geef ik nog een aantal concrete tools & tips om écht aan de slag te gaan.
Kan je niet op het voorgestelde moment? Schrijf je gewoon in, want je kan daarna makkelijk uitgesteld kijken (replay).