Ik maak er wel een Excelleke van. Opgelost!

Heb je in je bedrijf de nodige software om alle processen goed te ondersteunen? Ik denk dan aan facturatie, aankoop, offertes, projectenbeheer, magazijnbeheer, rapportering, ….

Vaak is er al een heel arsenaal aan tools beschikbaar voor je medewerkers. En toch, als je eens goed gaat kijken bij iedereen zal je merken dat er heel wat rond deze tools rond gewerkt wordt.

Opgelost!

Werknemers zijn inventief. Gelukkig! Want anders zouden ze bij elk klein probleempje vastlopen. Een goede dosis oplossingsgerichtheid en doorzetting zorgen ervoor dat jouw mensen elke dag resultaten leveren die jij nodig hebt.

Maar: op lange termijn groeien dergelijke dingen wel wat scheef. Soms tot in die mate dat jouw bedrijfssoftware niet meer primair is, maar een set van Excel files en misschien zelfs wat eigen geschreven Access applicaties. Vaak start zoiets wat onschuldig, maar dat blijft niet zo. Want veel van jouw bedrijfsprocessen en ook de data gaan op die manier een eigen leven leiden.

Naast eigen Excelletjes (of Google Sheets) en Access applicaties is er vandaag een nog groter gevaar: cloud applicaties. Let op: ik ben een zeer grote fan van cloud-georiënteerde oplossingen. Maar ik heb het over die kleine, vaak gratis tooltjes die vaak van die kleine problemen oplossen. Pdf splitters, conversie-tooltjes, barcode generators en zoveel meer. Superhandig, dat wel, maar een groot risico op vlak van veiligheid. Want een gratis tool, daar kan wel eens een niet zo koosjer verdienmodel achter zitten.

Hoe ga je hiermee het beste om?

Vergeet nooit: jouw werkvloer is de motor van je onderneming. Zonder deze mensen zou jouw bedrijf niets produceren. Neem dus de noden en wensen van deze mensen ter harte.

Waarom zeg ik dit? Veel van deze workarounds groeien uit pure noodzaak. De bedrijfssoftware is niet meer afdoende, of werkt zelfs gewoonweg niet meer. Maar: aanpassingen aan deze omgeving lijken een processie van Echternach: als je dan eindelijk jouw functionele wijziging hebt kunnen voorleggen bij de baas, is het risico er nog steeds dat er niets van in huis komt. Voor veel mensen op de werkvloer voelt het vaak zo.

Daarom is het zeer belangrijk dat er meer inzicht is in deze noden, en dat deze noden ook gestructureerd worden gespot, aangepakt en doorgevoerd. Sta dus dicht bij je mensen, weet wat er leeft en doe iets met deze noden en wensen.

Kennis is key

Een andere zaak die je hierbij ook eens moet bekijken: kent men alle software wel goed? Maakt men wel gebruik van alle features, toeters en bellen die de oplossingen te bieden hebben? Je zou verbaast zijn hoeveel mensen nog afdrukken & scannen om iets in PDF formaat te hebben. Nochtans is een PDF printer of “Print to PDF” functionaliteit bijna standaard op elke computer.

Breng in kaart en pak het aan

Een goede oefening om mee te starten is het in kaart brengen van alle Excelletjes, workarounds en gratis tooltjes die men gebruikt om te bereiken wat men nodig heeft. Je kan tijdens deze oefening ook even polsen naar de tevredenheid van de bestaande tools, wat waar niet of wel kan (volgens de gebruiker) en wat ze zelf als een betere oplossing zien.

Gestructureerder, veiliger en…. Inzichtelijker

Door lapmiddeltjes uit te schakelen breng je jouw bedrijfsprocessen opnieuw in lijn met je bedrijfssoftware. Dat zorgt voor meer structuur – wat ten goede gaat van kwaliteit en verlagen foutenmarge, en veiligheid – omdat je gratis tools met mogelijk spyware of erger gaat vermijden.

Bovendien breng je data terug samen naar 1 plaats. En hierdoor heb je heel wat meer mogelijkheden op vlak van rapportering en Business Intelligence (BI). Zodat je met kennis van zaken nóg meer kan verbeteren.

Meer tips?

Regelmatig geven we webinars rond digitalisering en efficiëntie verbetering, waaronder bovenstaande topic. Klik op de onderstaande knop om de geplande webinars te bekijken:

Kan je niet op dat moment? Geen probleem! Je kan na de live sessie ook uitgesteld kijken, wanneer het jou het beste past. Maar: inschrijven in verplicht.

Succes!

- Johan.