Praten met IT leveranciers voor Dummies

Ken je dat gevoel? Dat elke keer je een aanpassing aan je software nodig hebt, je hemel en aarde moet verzetten om het in orde te krijgen? Dat een probleem met je applicatie onoplosbaar lijkt en het veel te lang duurt om het opgelost te krijgen?

Je bent niet alleen. Heel veel bedrijven zonder eigen IT afdeling of -mensen hebben het moeilijk om met hun IT leverancier(s) samen te werken. Nochtans kan dat anders. In deze blog geef ik een snelcursus “Praten met IT leveranciers voor dummies” 😉.

Wake up call

Eerst al even een bommetje laten vallen: het ligt niet (alleen) aan je leverancier. Jij als klant praat ook een andere taal. Een taal die jouw IT leverancier niet begrijpt. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat je zorgt voor heel veel duidelijkheid, geduld en de juiste aanpak. Het is voor jou als klant van het allergrootste belang om hier de nodige aandacht en energie aan te besteden.

Waarom? Omdat onduidelijkheid, weinig geduld en de foute aanpak vooral jou als klant je veel geld kan kosten. Pak dit alles beter aan, en de facturen van je leverancier zullen dalen.

Wees duidelijk, documenteer en geef voorbeelden

Als je nood hebt aan nieuwe software (of een uitbreiding op een bestaande software), dan is het belangrijk dat je de leverancier zo goed mogelijk kan uitleggen wat je precies zoekt. Denk hierbij aan het feit dat hij of zij jouw bedrijf helemaal niet zo goed kent als jij denkt. Geef dus ook praktijkvoorbeelden, een duidelijke oplijsting en voldoende details. Gebruik ook screenshots van je bestaande oplossing indien nodig.

Heb je eerder een software probleem dat je wil laten fixen? Of iets dat je wil laten veranderen aan een scherm, rapport of formulier? Maak dan bv. gebruik van een eenvoudige opnametool als LOOM om een video te maken van wat je precies bedoeld of wat er precies fout gaat. Zo kan je leverancier goed zien wat er gebeurt of wat je precies bedoelt.

Aarzel ook niet om in overleg te gaan. Geef alle info die nodig is. Toon wat je precies bedoelt. Hoe duidelijker je bent, hoe gerichter men aan de slag kan voor een oplossing, hoe concreter men een inschatting van de werken kan maken, en hoe kleiner het risico op onaangename extra kosten en facturen.

Denk aan de dienst na verkoop

Een andere fout die veel gebeurd, is onduidelijkheid over de “dienst na verkoop”. Als de software in gebruik is, zijn er ook momenten waarop je ondersteuning nodig hebt, een bug moet aangepakt worden of extra aanpassingen of configuratie moeten gebeuren.

Vaak worden hier op voorhand geen of te weinig afspraken over gemaakt. Nog vaker wordt een offerte of samenwerkingsovereenkomst getekend zonder alle kleine lettertjes door te nemen. Hierdoor is de dienstverlening na verkoop niet wat jij als klant verwacht.

Denk hier dus tijdig over na, samen met je leverancier. Het is nooit te laat om hierover in gesprek te gaan. Hoe snel moet men reageren? Wil je betalen voor een onderhoudscontract (die je vaak een aantal extra garanties geeft), of kies je voor betaling per interventie? Zoek een manier van samenwerken die voor jou en hen past, en die binnen jouw budget past.

Je contract is belangrijker dan je denkt

En dit brengt ons naadloos bij het laatste puntje: een duidelijk contract. De onderhoudsovereenkomst is slechts een deel van de afspraken die je écht moet maken met je IT leverancier. En dit best bij de initiële start van de samenwerking. Net zoals in een huwelijk dat niet meer goed werkt, is het veel moeilijker om tot goede afspraken te komen als er al problemen zijn.

En net als in een huwelijk, gaat het wel eens mis na een tijdje. Daarom is het ook belangrijk om ook een duidelijke exit strategie in je contract op te nemen. Wat gebeurt er als de leverancier stopt met het aanbieden van de software, of als hij failliet gaat? En wat is de afspraak als jij als klant beslist de software niet meer te gebruiken? Wat met de data & eventuele ondersteuning om deze data te migreren naar een nieuwe software oplossing? Het zijn maar een paar voorbeelden van wat in een contract moet staan. En wat je dus moet opmaken en ondertekenen. Niet vergeten!

Maak van je IT leverancier je IT partner

Het is ook voor je leverancier de bedoeling om goed voor zijn klanten te zorgen. Ga dus in gesprek, wees duidelijk in je communicatie en schep een duidelijk beeld van je verwachtingen. Hou de relatie ook warm, zodat je met de glimlach geholpen wordt en jij ook zelf het gevoel hebt dat er naar je geluisterd wordt. Dit soort samenwerkingen brengt heel wat meer op dan een zakelijke klant-leverancier relatie. Want zeg nu zelf, dat wil jij toch ook met jouw eigen klanten doen. Niet?

Klaar voor meer?

Hopelijk gaf deze blog jou een aantal leuke inzichten en ideeën. Heb je zin om meer tips en inspiratie te krijgen? Kijk dan gerust eens rond op deze site, download een e-Book of schrijf je in voor 1 van de vele webinars.

 Voor alle webinars moet je inschrijven, maar je kan dan wel zowel live als uitgesteld kijken. Niet twijfelen dus!

-- Johan.