Weg met de papieren pickbon!
Zoals je ondertussen wel weet ben ik geen fan van papier: alles wat je op papier zet, noem ik een doodlopende straat. Want wat je ook met dat papier doet, het blijft niet-digitaal. Tot iemand het terug op één of andere manier verwerkt in het volgende stapje van het proces.
De pickbon, die je typisch in een magazijn tegenkomt, is een schoolvoorbeeld hiervan. Iets waar veel mensen zich aan vasthouden, maar wat zeer inefficiënt is. Maar ook alle andere processen binnen een magazijn zijn vaak nog papier-gestuurd.
Het papieren magazijn model
Afhankelijk van je business heb je verschillende vormen van magazijn organisatie. Als je een webshop hebt, dan zal je goederen inslaan, eventueel herverpakken, en terug versturen. Bij een productie- of maatwerk bedrijf heb je tussendoor nog een productieproces. En als technisch bedrijf heb je onderdelen en de installaties.
Maar in alle gevallen is het magazijnproces op zich hetzelfde:
De aankoopdienst koopt goederen aan, en laat deze leveren
Bij de levering moet je de goederen receptioneren en opslaan
Bij eventuele productie moet je intern goederen picken & uitleveren, en afgewerkte producten receptioneren en opslaan
Wanneer een klant iets besteld of een uitlevering vraagt, of als je techniekers materiaal voor hun werk nodig hebben, dan moet je picken, klaarzetten, eventueel controleren en verzenden/laten ophalen
Uiteraard is elk magazijn wel uniek in zijn werking, maar de basisprocessen blijven dezelfde. Deze zijn ook vaak duidelijk voor alle betrokkenen, maar daarom niet efficiënt.
Waarom digitaal gaan?
Is het duur om te gaan werken met een digitale oplossing en bv. barcode scanning? Het is zeker een investering, maar het is zeker eentje dat snel opbrengt. Want papier is zeer traag, inefficiënt en vraagt veel manueel werk van al je mensen.
We geven een aantal voorbeelden – we beperken ons even tot een simpele opstelling:
Als de aankoopdienst een bestelling plaatst bij een leverancier, verwachten we uiteraard een levering.
Vaak wordt de bestelling of de bestelbevestiging in een bakje gelegd in het magazijn, zodat de magazijnier weet wat er zal geleverd worden.
Bij levering zoeken we de bijhorende bestelling, voegen we de leverbon toe en schrijven we na controle op deze bon (of op een aparte af te drukken receptiebon) wat er effectief ontvangen is.
Als de receptie compleet is, bezorgen we de papieren leverbon, de eventuele receptiebon en de originele bestelbon terug aan de administratie, zodat ze de producten kunnen opboeken in de magazijn software.
Wanneer iemand iets besteld, wordt de voorraad in de software gecontroleerd, en wordt er een pickbon gemaakt om de bestelling uit te leveren. Deze pickbon gaat opnieuw naar een bakje in het magazijn
De magazijnier neemt deze pickbon, zoekt alle goederen bij elkaar, vult eventuele afwijking op de bon in, verpakt alles en zet alles klaar
De verwerkte pickbon gaat opnieuw naar de administratie, die de pickbon verwerkt, de leverbon aanmaakt en het transport inregelt.
De leverbon gaat terug naar de magazijnier, die het pakketje verder afwerkt en klaarzet voor het transport
Opnieuw, elk verhaal is wat anders. Mogelijk doet de magazijnier een deel van het administratief werk. Mogelijk kan de leverbon direct worden afgedrukt. Maar er is heel wat afdrukken, schrijven op papier en manuele verwerking.
Het gedigitaliseerde verhaal
Stel dat we het hierboven beschreven proces zouden digitaliseren. Wat gebeurd er dan precies?
De aankoopdienst doet een bestelling.
In het systeem wordt aangegeven dat er goederen onderweg zijn, welke aantallen en van wie.
We weten ook direct wat de beschikbare stock is + de bestelde stock.
Zodra de leverancier bevestigt, updaten we de gegevens, we weten nu ook wanneer de bestelde goederen geleverd zullen worden.
De magazijnier kan dit ook allemaal real-time zien & opvolgen op zijn PC.
De goederen worden geleverd
De magazijnier kan op basis van bestellingsnummer, leveringsreferentie, naam leverancier of zelf een product dat hij scant snel de juiste bestelling terugvinden in het systeem. Dit kan via PC of een PDA scanner.
Men kan onmiddellijk per product registreren wat nodig is
De software kan ook direct aangeven of producten naar opslag magazijn moeten, of geleverd zijn in functie van een bestelling van een klant
Een bestelling moet worden uitgeleverd
De magazijnier krijgt de bestellingen direct op zijn PC of PDA scanner
Het systeem kan (indien nodig) helpen bij het slim en snel picken van 1 of meerdere bestellingen, om op kilometers en heen-en-weer geloop te besparen
Eventuele afwijkingen in wat kan gepickt en uitgeleverd worden, kunnen direct worden ingegeven
De finale leverbon kan direct worden afgedrukt en toegevoegd. Het transport kan ook direct worden ingeregeld
Op de centrale dienst kan men alles real-time zien en opvolgen. Ook de klant kan automatisch op de hoogte worden gehouden van de voortgang indien gewenst
Je voelt, dit gaat helemaal anders. Omdat er veel minder manueel moet worden verwerkt, en omdat er rond alles wat je doet veel meer intelligentie en automatisering zit, gaat alles veel vlotter.
Brengt dit op?
De kosten/baten van dit soort digitalisering is eenvoudig te berekenen. Ook zijn de kosten voor dit soort oplossingen de laatste jaren sterk verlaagd, wat het ook bereikbaar maakt voor bedrijven met een kleiner magazijn.
Als je merkt dat je magazijn toch wel wat achterloopt, als je voelt dat er een bottleneck zit op het verwerken van leveringen en bestellingen, dan is het tijd om dit te bekijken. En het zal zeker opbrengen.
Wat kan er nog allemaal?
Met ToManage werken we rond efficiëntie en digitalisering op de werkvloer. In het magazijn gaat dit uiteraard ook over het beter organiseren van de inrichting, de opslag van de goederen, het aanpakken van de algemene werking, en de samenwerking met de andere afdelingen.
Samen met jou zoeken we naar alles wat een grote positieve impact kan hebben op je rentabiliteit. Zodat elke investering, in mensen, software, infrastructuur, en alle andere mogelijke aspecten, direct kan opbrengen.
Wil je graag eens kijken wat er bijvoorbeeld allemaal mogelijk is? Op regelmatige basis organiseer ik webinars die een bepaald aspect van optimalisatie belicht. Je kan zowel live als uitgesteld kijken.
Tot dan!