Werknemers aan het stuur: de voordelen van HR self service

Als HR afdeling heb je veel verantwoordelijkheden. Aanwervingen begeleiden, on- en off-boarding, welzijn en tevredenheid op het werk, learning en development, carrière planning, … . De taken en het belang van deze afdeling zijn dus niet te onderschatten.

Hier komt ook nog een behoorlijke lading dagdagelijks operationeel werk bij. Werknemers vragen veel opvolging en onderhoud. Denk maar aan loonadministratie, opvolging van vakanties en ziekte, tijdskrediet en speciale types verlof, beheer van wagens, laptops en GSM’s, … Daarnaast ben je als HR heel vaak ook het klankbord van zowel management, team verantwoordelijken en werknemers.

Heel wat op je bord dus. Je begrijpt dat ik vanuit het standpunt van efficiëntieverbetering en digitalisering heel wat mogelijkheden zie om jou als HR hierin te ondersteunen.

Employee Self Service: zet de werknemer aan het werk

Een heel belangrijk hulpmiddel voor elke HR afdeling is het gebruiken van self service omgevingen. Met deze tools kan je heel wat van de vragen die werknemers hebben en de verplichtingen die ze moeten nakomen digitaal ondersteunen. Ik som er een aantal op:

• Opvragen van beschikbare vakantiedagen en het aanvragen van verschillende soorten vakantie

• Ziekmelden en aanleveren van bewijsstukken

• Opvragen van loonbrieven en gerichte vraagstelling hierrond

• Ontvangen van melding nieuwe tankkaart nodig en inregelen aanvraag

• Melden van defect of schade aan wagen, laptop, smartphone, …

• Opvolging en ondersteuning proces nieuwe bedrijfswagen keuze & aanschaf

• Centrale plaats voor veel gevraagde informatie (FAQ – Frequently Asked Questions en standaard documenten)

• Aanvragen van trainingsbudget en inschrijven in trainingen

• …

Dit lijstje is zeker niet volledig, en sterk afhankelijk van de grootte van en het type bedrijf.

Stel dat je dit soort taken kan digitaliseren en slim ondersteunen? Ik neem even 2 eenvoudige cases als voorbeeld:

Case 1: vakantie aanvragen

Het meest eenvoudige voorbeeld natuurlijk. Vanuit je loonadministratie ken je de exacte beschikbare dagen (en de verschillende types), de volgorde waarin deze moeten opgenomen worden, vanaf wanneer tot wanneer ze opgenomen mogen opgenomen worden, …. Allemaal duidelijke en parametriseerbare data.

Als je deze info met de juiste logica ter beschikking stelt aan de werknemer, kan deze via een portaal zijn huidige situatie oproepen, zien wat er nog beschikbaar is, en vakantie aanvragen doen.

Via een goedkeuringssysteem kunnen zowel de leidinggevenden als de HR afdeling hun akkoord geven en eventuele aanpassingen doen.

Een automatische link met de loonadministratie zorgt ervoor dat de vakanties ook correct worden doorgerekend en verwerkt.

Case 2: beheer van werk- en kantoor materiaal, laptop, smartphone, ….

Een ander typisch voorbeeld, wat vaak heel veel organisatie en gedoe met zich meebrengt.

Zowel de eerste aanschaf als het algemeen beheer vraagt de nodige kennis en opvolging.

Bij de aankoop moet het duidelijk zijn wat mag aangekocht worden en wie dit eventueel moet goedkeuren. Voor bv. PBM materialen is dit vrij eenvoudig. Voor laptops en smartphones komt er ook nog een deel software installatie en -beheer bij. Voor dure materialen is er ook een verantwoordelijkheid bij de werknemer rond goed en correct gebruik.

Tijdens de gebruiksperiode kan er ook veel nodig zijn. Reparaties, upgrades, revisie of refurbishing, doorgeven van toestellen naar volgende werknemers, …

Voor een aantal materialen is er ook een vast aantal dat verbruikt mag worden per jaar (of 5 jaar), of is er een afschrijvings- of leasing periode van toepassing die werknemers het recht geeft om bv elke 4 jaar een nieuwe laptop te bestellen.

Al dit soort operationele activaties, aankopen en opvolging kunnen ook perfect digitaal worden gestuurd. Door dit beheer op een slimme manier te sturen, kan je zowel de HR als IT afdeling, en het fleetbeheer in het algemeen, sterk ontlasten. Het geeft zelfs de nodige structuur om – indien gewenst – een aantal van deze zaken volledig uit te besteden.

Voor klein materiaal en PBM zijn er trouwens ook nog andere oplossingen. Denk aan vending machines die werknemers op de werkvloer toelaten om een nieuwe muis, helm of werkhandschoenen te nemen op basis van hun badge.

Kosten en baten

Uiteraard moet je zoals steeds de voor- en nadelen van digitalisering en efficiëntie verbetering in kaart brengen. In het geval van HR is het ook altijd belangrijk om even te kijken naar je partners op vlak van loonadministratie. Wat kunnen zij aanbieden, of waar kunnen zij met integreren?

Weet dat het uit handen nemen van dagdagelijkse operationele taken steeds een grote win is. Want als HR afdeling kan je dan meer tijd vrijmaken om te werken aan die strategie. Werknemers zijn tenslotte het belangrijkste goed in je bedrijf, zij laten de motor draaien. Als je personeelsbeleid dus meer kwaliteit en ondersteuning kan bieden, en de werknemers voor een aantal zaken zelf aan het stuur kunnen zitten, dan krijg je meer tevreden werknemers. En dat is een zeer belangrijke KPI voor de HR afdeling.

Meer info & inzichten

Met ToManage doen we heel veel rond efficiëntie en digitalisering. HR is daar slechts 1 aspect van. We organiseren regelmatig webinars, klik hieronder voor een overzicht:

Kan je niet op het voorgestelde tijdstippen? Geen probleem, als je ingeschreven bent kan je zowel live als uitgesteld (in replay) kijken.

Succes!

-- Johan.