Help! Ik heb (g)een CRM systeem!

Ondernemen is verkopen. Want de basis van elk bedrijf is geld verdienen, en daar heb je klanten voor nodig.

Dus: misschien heb je wel een CRM (“Customer Relationship Management”) systeem nodig. Want dat lost alles op, niet?

Het is in elk geval zo dat verkopen een zeer complex en uitgebreid proces is, en daar kan je zeker de juiste tools voor gebruiken. Maar staar je dus niet blind op die term of die tool. Ik leg je graag even uit waarom.

Hoe krijg je potentiële klanten in je CRM?

Het “voeden” van je CRM is een eerste, zeer belangrijke stap. En vaak gaat het daar al fout. Je tool werkt immers niet als je er niet de data insteekt die je nodig hebt. Maar welke leads stop je erin, en welke niet.

Waar komen je leads van? Als het gaat over mensen die jou contacteren – bv. omdat ze jouw webinar volgen, een freebie downloaden of gewoonweg een contactformulier invullen – dan lijkt het me logisch dat deze mensen automatisch in je CRM systeem verschijnen. Zorg dus alvast dat je dat kan laten automatiseren.

Als je werkt met “cold calling”, waarbij je zelf het initiatief neemt en mensen gaat contacteren, zorg dan hier ook voor automatisering. Hierbij kan je er bv. voor kiezen om de lijst in je CRM te importeren, of kan je met je sales team afspreken dat na een eerste positieve contact de lead direct moet worden aangemaakt.

Heb je geen idee hoe je aan nieuwe leads komt? Hier zijn verschillende oplossingen voor. Weet gewoon dat klanten niet uit de lucht komen vallen. In feite heb je 3 mogelijke bronnen: mensen die jou vinden, mensen die jij zoekt en mensen die jou aan iemand anders aanbevelen. Kijk dus voor jezelf wat in jouw business mogelijk is op deze 3 vlakken en werk hierop. Vaak zijn je bestaande klanten en je bestaande netwerk je beste vertrekpunt.

Als je lead een concrete nood heeft die jij kan invullen, dan wordt het een prospect. Daar ga je meer specifiek op verderwerken. Totdat je een getekende bestelling hebt en je weer een nieuwe klant aan je mooie referentielijst kan toevoegen.

Laat het systeem voor jou werken!

Een 2de belangrijke zaak is dat je CRM iets is dat het jou moet helpen: voor elke lead moeten jouw acties resulteren in een volgende stap die je moet nemen als bedrijf. Dat kan het terug opvolgen zijn binnen een aantal weken of maanden, het maken van een offerte, het bezorgen van extra info, … allemaal TODO’s die je niet mag vergeten.

Zorg dus dat je een CRM systeem hebt dat jou hier goed in helpt. Zodat je een zicht blijft hebben op alle taakjes voor alle leads en prospecten. En waarbij je ook makkelijk, op basis van deze taken, het systeem kan aanvullen en aanpassen.

Hoe vol en zorg voor een goede opvolging!

De allergrootste valkuil in CRM software is het niet opvolgen en onderhouden van wat er in zit. Zorg hier dus voor discipline van de gebruikers, maar ook zeker voor slimme automatisering en een goede inzichtelijkheid.

Hoezo, automatisering? Wel, ook bepaalde acties van je leads en prospecten kan je automatisch registreren. Denk aan het effectief kijken naar het Webinar, het klikken op een link in je mailing of het (digitaal) ondertekenen van een offerte. Of, het ontvangen van een telefoontje of e-mail.

Daarnaast kunnen je gebruikers ook makkelijker zaken registeren als ze hiervoor de juiste tools hebben. Denk aan bellen & mailen vanuit je CRM systeem, het makkelijk kunnen aanmaken van bezoeksrapporten of het genereren van een offerte of persoonlijk aanbod. Allemaal dingen die je (deels) met een druk op de knop kan laten genereren. Hoe laagdrempeliger, hoe beter. Want, een CRM systeem is niets waard zonder goede data en opvolging. Wees hier steeds bewust van.

Met inzichtelijkheid zorg je voor een visualisatie van je verkoopsactiviteiten en de resultaten. Een goede motivator wanneer het goed gaat, een belangrijke barometer als je verkoop niet zo vlot gaat. Zorg hier dus ook voor de juiste rapporten en volg deze ook op.

En er is zoveel meer…

Je CRM systeem is slechts een stukje van de puzzel die Marketing en Sales heet. Ook voor social media, mailings en je website zijn er belangrijke tools en mogelijkheden. En uiteraard is er ook alles rond Privacy en GDPR, waar je in je sales processen zeer sterk rekening mee moet houden.

Zoek je wat inzichten en inspiratie rond het bovenstaande, of rond efficiëntie en digitalisering? Kijk dan gerust even naar mijn andere blogs, of volg 1 van de vele webinars die ik doe rond deze materie:

Kan je niet op de voorgestelde data/tijdstippen? Geen probleem! Schrijf je alsnog in en ontvang na elk live webinar de replay link – zo kan je kijken wanneer het jou het beste past. Tot binnenkort!