Waarom papier zoveel extra werk kost…

Voor mij is het een evidentie. Papier is het meest vertragende medium in je onderneming. Dit uitschakelen geeft je direct winst.

Maar hoe begin je hieraan? Hoe ga je van papieren contracten, offertes, werkbonnen, verslagen, facturen, pickbonnen, … naar een goed digitaal alternatief? Ik geef graag een aantal concrete voorbeelden en oplossingen.

Hoezo, “het meest vertragende medium”?

Als je efficiënt wil werken, kijk je onder andere naar het eenvoudig laten doorstromen van informatie binnenin een proces en tussen de processen onderling. Om het in mensentaal te zeggen: je collega, klant of leverancier heeft informatie van jouw nodig, en moet deze informatie op zijn of haar beurt ook gebruiken om bv. een bestelling om te zetten in een levering en een factuur.

En daar is papier het aller slechtste in. Want als je iets afdrukt, is de informatie niet meer digitaal. Om het in een volgende stap terug te kunnen verwerken, moet je het dus terug digitaal maken. Lees: opnieuw invoeren op een PC of tablet. In het beste geval kan je het scannen en herkennen, maar: dit is niet onfeilbaar en zeker niet kost efficiënt.

Het eenvoudigste voorbeeld: aankoopfacturen.

Fijn, niet? Weer een factuur in je brievenbus vinden. Een papieren factuur. Dat moet je manueel verwerken. Lezen en overtypen in je boekhoudpakket. Of, inscannen en doorsturen naar je software om het – als je geluk hebt – semi-automatisch te verwerken.

Als je diezelfde factuur digitaal ontvangt, gaat het vaak al heel wat vlugger. Want de kwaliteit van diezelfde digitale versie is alvast stukken beter dan je papiertje op je scanner. En, als je leverancier nog net wat moderner is ontvang je je factuur ook in UBL (zie https://nl.wikipedia.org/wiki/Universal_Business_Language) en kan het foutloos automatisch verwerkt worden.

Van papier naar digitaal: doe de denkoefening

Elk papiertje in je bedrijf – en ook wat je persoonlijk gebruikt – is een potentiële verbetering die je kan aanpakken.

Bekijk de verschillende processen in je onderneming eens, en stop even bij elk papiertje dat je tegenkomt. Stel je daarbij een aantal belangrijke vragen:

• Waarom komt dit op papier? Kan deze informatie op een andere manier geraadpleegd worden?

• Voor wie is het bestemd? Kan deze persoon of groep de informatie op een andere manier verkrijgen?

• Wie doet wat met dit document? Worden er zaken op ingevuld? Worden er dingen afgepunt? Zou dit ook digitaal kunnen? Wat is er hier voor nodig

• Boeten we in aan duidelijkheid, leesbaarheid, gebruiksgemak door het papier uit te schakelen? Hoe kunnen we dit opvangen?

• Is er een transitieperiode nodig of mogelijk? Kunnen we het papier onmiddellijk uitschakelen? Werken we nog een tijdje dubbel, of met het papier ter ondersteuning?

Dit zijn zeker niet de enige vragen, maar wel de belangrijkste. Vergeet ook niet dat iedereen die betrokken is bij een eventuele omslag naar digitaal, volledig mee moet zijn en de verandering moet omarmen. Enkel op die manier maak je een echte verbeterslag.

Meer mogelijkheden met digitaal

Twijfel je of de omschakeling van papier naar digitaal een goed idee is? Denk dan ook eens na over de “added value”. Want, door de informatie digitaal te hebben en te verwerken, kan je er uiteraard ook veel slimmer mee omgaan.

Denk aan TODO lijstjes. Op papier is dit vaak een gesorteerd lijstje dat je sequentieel afwerkt en doorstreept.

Digitaal kan je hier extra informatie aan hangen, deadlines en reminders zetten, een “gewicht” aan geven, 1 of meerdere categorieën toekennen, doorgeven aan anderen, ontvangen van anderen, automatisch nieuwe taken aanmaken gebaseerd op een bepaald event of het afwerken van een andere taak, een goedkeuringsflow inbouwen, … en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Werkt digitaal niet voor jou?

Iets wat ik zeer vaak hoor is dat “het niet werkt voor mij”. Eerlijk, het papiertje dat je nu gebruikt is er ook niet op 1 dag gekomen. Je moet jouw manier van werken zoeken, en bepaalde systemen “eigen maken”. Geef het een kans. Vraag ook aan collega (ondernemer)s wat zij gebruiken. Je kan er maar van leren.

Zin in meer?

Regelmatig geef ik webinars over bovenstaande maar ook andere topics. Kijk via de onderstaande knop even op het huidige aanbod en schrijf je gerust in!

Past een interessant webinar niet op de voorgestelde datum of dat uur? Geen probleem! Als je je inschrijft ontvang je ook een replay link zodat je het webinar kan bekijken wanneer het jou het beste past. Succes!