Je buitendienst efficiënter maken – wat brengt dat op?

Als je een aantal mensen op de baan hebt, weet je dat het best een uitdaging is om deze mensen op de juiste manier te voorzien van alle middelen en informatie.

Verkopers moeten weten waar ze zich op moeten focussen, welke (potentiële) klanten ze moeten bezoeken, en wie die klanten precies zijn. Ze moeten snel en foutloos offertes kunnen maken en deals kunnen closen.

Techniekers moeten de juiste werkuitrusting hebben, weten welke opdrachten ze moeten doen, het juiste materiaal en de juiste onderdelen bij zich hebben, duidelijk registreren wat ze doen en wat kan gefactureerd worden, en vervolgopdrachten slim aanpakken en inplannen.  

Chauffeurs moeten de nodige zaken laden in de juiste volgorde, goed weten welke klanten ze moeten bezoeken, weten hoe de aflevering het best kan gebeuren, registreren wat ze afleveren en eventueel meenemen, en op een slimme manier retours behandelen en verwerken.

Het zijn maar een paar voorbeelden van wat je als buitendienst allemaal moet kunnen. En het is uiteraard de taak van het bedrijf om dit allemaal zo eenvoudig en foutloos mogelijk te faciliteren.

Frustraties bij de mobiele werker en het kantoor

Deze “mobiele werkers” kennen vaak heel wat frustraties. Het zijn niet de grootste fans van administratie. Ze willen uiteraard ook zo veel mogelijk bezig zijn met de eigenlijke job.

Dit zorgt voor weinig begrip als het gaat over onduidelijke werkinstructies, te weinig job context, fout meegegeven (of meegenomen) materiaal, te veel ritjes van en naar het bedrijf en het magazijn, moeten rijden van Hasselt naar Gent en terug, om dan weer naar Antwerpen te moeten, voor een gesloten deur staan bij je afspraak, … als dan de administratie er nog bovenop komt, dan worden er wel eens zaken fout of onduidelijk genoteerd. “Den buro” lost dat wel op 😊.

Aan de kant van het kantoor en het magazijn is er ook vaak nood aan meer efficiëntie. Last minute aanpassingen aan planning zorgen voor paniek. Onduidelijke vragen van klanten en te weinig inzicht in de klanten situatie zorgen voor foute interpretaties en dus foute werkinstructies of materialen. Ongestructureerde planning laat je “jagen” achter die chauffeur waarvan je niet helemaal zeker weet waar die nu ongeveer aan de slag is. Klachten van klanten blijven onbeantwoord omdat de technieker zelf niet meer helemaal weet waar het over gaat. Facturen gaan fout de deur uit, met incorrecte informatie of ontbrekende onderdelen die dus niet betaald worden.

Efficiëntie in de manier van werken …

Door alle processen die te maken hebben met deze zaken eens onder de loep te nemen, kan je zeker een aantal zaken stroomlijnen én de pijnpunten blootleggen. Door die pijnpunten aan te pakken verlagen je fouten, krijg je meer inzicht in en context over wat er moet gebeuren, en zal informatie vlotter doorstromen in de 2 richtingen.

Door het proces meer te gaan digitaliseren, schakel je overtyp- en andere manueel werk uit, kan je sneller (en paniekloos) inspelen op wijzigingen,  kunnen zaken zoals klanten/opdracht informatie, planning en de achterliggende logistiek geautomatiseerd worden aangestuurd, en kan je vrijwel onmiddellijk na uitvoeren van de opdracht overgaan tot verwerking en facturatie.

… zorgt voor tijdswinst en dus meer werk op minder tijd.

En dan komen de voordelen duidelijk naar boven.

Voor de “mobiele werker” gaat alles veel vlotter. Hij of zij krijgt zijn opdrachten of taken door, met de juiste context. Geen papieren op te halen op het kantoor, of losse e-mails waar je jezelf moet rond organiseren. Het juiste materiaal ligt tijdig klaar – of wordt misschien wel rechtstreeks aan de klant of ’s nachts in je wagen afgeleverd.

De route van klant naar klant is ook geoptimaliseerd, waardoor je zo weinig mogelijk moet rijden en zoveel mogelijk kan focussen op je échte job. Als er een last minute opdracht bijkomt, wordt dit aan de best passende persoon doorgegeven om zoveel mogelijk onnodige kilometers te vermijden.

Bij de opdracht zelf heb je alle info die je maar nodig hebt, en je kan makkelijk extra info (plannen van het gebouw, handleidingen, historiek van de klant of de machine, terug te nemen aantal kratten, …) terugvinden. In een paar kliks registreer je wat je doet en kan je de klant op het scherm laten aftekenen voor akkoord

Op het kantoor heeft men een veel betere grip op de opdrachten. De logistieke kant – van aankoop tot klaarzetten materiaal voor de buitendienst medewerker – wordt automatisch opgepakt zodra het kan. Een planningsysteem zorgt voor het optimaal inplannen van routes en – indien van toepassing – het slim inladen van de vrachtwagen in de juiste uitneemvolgorde. De chauffeur, technieker of sales ontvangt op zijn laptop, tablet of smartphone een duidelijke opdracht met alle benodigde context en historiek. Eventuele vertragingen of andere problemen worden automatisch gemeld. Als kantoormedewerker kan je je dus focussen op het oplossen van eventuele problemen en werken aan de kwaliteit. Je bent niet langer bezig met continue alles in de gaten te houden.

Stap voor stap

Uiteraard stel ik het hierboven zeer positief voor. Om tot een dergelijk systeem te komen, zijn er wel wat stapjes nodig. Ook is niet alles voor iedereen interessant. Zo kan een klein team van 3 techniekers gebaat zijn met efficiëntie verbetering, maar daarom moet niet alles gedigitaliseerd  worden.

Regelmatig geef ik webinars over bovenstaande maar ook andere topics. Kijk via de onderstaande knop even op het huidige aanbod en schrijf je gerust in!

Past een interessant webinar niet op de voorgestelde datum of dat uur? Geen probleem! Na het Webinar krijg je toegang tot de replay, zodat je kan kijken wanneer het jou het beste past.

Tot dan!