Hoe moest ik dat nu weer doen? Ach, ik zoek het wel uit…

Bij elke doorlichting die ik doe valt het me telkens weer op: hoe weinig sommige mensen eigenlijk kennen of begrijpen van de software & tools die ze gebruiken. Nochtans zijn ze hier dagelijks mee aan de slag. Dat gebrek aan kennis zorgt dan voor foute interpretaties, self-made lapmiddeltjes voor de problemen die zich stellen, en vooral vertraging van alle processen die erachter zitten. Zonde. Want de oplossing ligt vlak voor hun neus.

Kennisoverdracht en het verlies van kennis

We kennen allemaal wel een of ander filmpje waar je mensen op een rij achter elkaar zien staan. De achterste tikt op de schouder van de persoon voor hem, en vertelt een verhaaltje. Vervolgens vertelt de volgende persoon dit door. Na een aantal mensen is het contrast tussen wat het originele en huidige verhaal groot. Andere grammatica, details die veranderen, context die wordt aangepast, ….

Met kennisoverdracht is dat net hetzelfde. Mensen verlaten je bedrijf, nieuwe mensen komen erbij. Documentatie geraakt verouderd dus gaat men hands-on nieuwe mensen leren hoe de zaken werken. Elke keer gaat er kennis verloren. Bovendien geeft de nieuwe persoon weer een eigen interpretatie aan het geheel.

Het slim bewaken van deze kennisoverdracht kan je dus heel wat opbrengen. Want als de kennis wél goed doorvloeit, groeien de zaken niet scheef en kan er vooral nagedacht worden over verbetering. In plaats van brokken te lijmen of brandjes te blussen door verkeerd gebruik van je tool. Hou hier dus mee de vinger op de pols, en maak iemand mede verantwoordelijk voor die kennisbewaking.

Ik weet wat ik doe, wat de ander doet… euhm…

Een andere zaak die zeker interessant is, is om je werknemers een goed inzicht te geven in wat anderen doen. Zeker bij de mensen die zaken voor jou voorbereiden of aanleveren, en de mensen waar jij dingen voor moet aanleveren, moet je goed weten hoe zij werken en met wat. Zo krijg je niet alleen meer respect voor de ander zijn/haar job, maar kan je bovendien jullie persoonlijke werkprocessen beter op elkaar afstemmen. Dit laatste komt zeker de efficiëntie ten goede. En het zorgt er ook voor dat mensen van “hun eiland” afkomen en niet langer gewoon hun afgewerkte zaken blindelings doorgeven naar het volgende “eilandje”.

Kan het niet beter, baas?

Een van de grootste voordelen van meer overleg onderling en het begrijpen van de gebruikte software en tools, is dat mensen ook initiatief gaan nemen om dingen te verbeteren. Belangrijk is hier dat de mensen niet (te veel) zelf oplossingen gaan uitwerken, maar met hun ideeën en mogelijke oplossingen naar de juiste persoon binnen de organisatie gaan om het te bespreken. Door verbeterideeën slim te gaan verzamelen en hier ook beter over na te denken, zorg je ervoor dat deze verbeteringen structureel kunnen worden gerealiseerd, kan je waken over kwaliteit en het beschermen van andere (directe en indirecte) processen of software die impact kan hebben van deze veranderingen, en kan je ook zorgen voor een eenduidige en duidelijke communicatie naar de partij of personen die de aanpassingen moeten uitvoeren. Want met je leveranciers praten op de juiste manier, dat is ook een vaardigheid die niet bij iedereen even sterk is.

Besef dat wat je hebt al heel wat is! En benut het ten volle!

Proficiat, je hebt een bedrijf. Je bent niet zomaar geraakt waar je vandaag bent. Je hebt iets opgebouwd, met processen, mensen, software en tools. Mogelijk is het wat organisch gegroeid, maar je hebt het toch maar gedaan. Besef dat dat al heel wat is, en dat je nooit het volle potentieel zal halen uit wat je vandaag al hebt opgebouwd. Er is steeds mogelijkheid tot verbetering in wat je vandaag al hebt opgezet. Dit “laaghangend fruit” moet je zeker aanpakken, want je kan met lage kosten je efficiëntie al een eerste boost geven. En dus rendabeler gaan werken.

Werkt dit altijd? Nee. Soms is een stukje software te oud om nog aan te knutselen. Soms zijn processen té scheef gegroeid en moet je dit herdenken. En soms moet je op langere termijn gaan denken en misschien investeren in begeleiding of verbetering om het slim aan te pakken.

Leer je hier graag over bij?

Ik help graag ondernemers en KMO’s om inzicht te krijgen in hoe ze kunnen verbeteren. Regelmatig organiseer ik gratis Webinars waar ik heel wat tips, tricks en inzichten geef. .Via de onderstaande knop kan je de reeds ingeplande volgende webinars bekijken:

Kan je niet op de voorgestelde dagen of uren? Geen probleem! Na elk Webinar krijg je toegang tot de replay, zodat je kan kijken wanneer het jou het beste past.