Digitaal werken in HR: hoe begin je eraan?
HR Administratie betekent voor veel bedrijven heel wat papierwerk, mappen en klasseren. Bovendien is het 1 van de meest gevaarlijke omgevingen als het gaat om privacy en vertrouwelijke informatie.
Vaak is net daardoor de HR afdeling niet (goed) gedigitaliseerd. Omdat alles zo vertrouwelijk is, worden deze processen, documenten en data vaak apart gehouden. Zodat niemand van het bedrijf aan deze info kan. Enkel de HR afdeling zelf. Als het bedrijf dan stapsgewijs digitaliseert, wordt HR vergeten of moet het zelf zoeken naar oplossingen.
En natuurlijk zit je daarnaast nog met contracten en allerlei andere in te vullen en te tekenen documenten. Je bent ook in onderhandeling met mensen die initieel niet bij jou op het bedrijf aanwezig zijn. Met als resultaat: veel e-mails, afdrukken, tekenen, inscannen, verwerken, corrigeren, opnieuw e-mailen… dit is op zijn minst inefficiënt te noemen, en heeft bovendien opnieuw heel wat gevaren rond vertrouwelijke informatie.
De ideale case voor digitalisering
Eigenlijk is HR administratie de ideale omgeving om te digitaliseren. Heel wat issues op het vlak van veiligheid, privacy, goedkeuringsflows, ondertekenen van documenten en GDPR-gewijs slim omgaan met data zijn niet zaken waar digitalisering een ongelooflijke toegevoegde waarde kan bieden. Ik som hieronder graag een aantal dingen op.
Centraal en veilig bewaren: Door het digitaal bewaren van gegevens en documenten zorg je ervoor dat enkel wie mag aan de data kan. Er is ook maar 1 waarheid: oude documenten en data worden automatisch gearchiveerd, en enkel de laatste geldige versie wordt beschikbaar gesteld.
Versiebeheer en goedkeuringen: bij digitale gegevens en documenten kan je gebruik maken van goedkeuringsflows en het werken/raadplegen van verschillende versies. Bovendien kunnen de gebruikers – managers, HR medewerkers en de werknemer – pas aan de gegevens als deze vrijgegeven zijn voor hen.
Digitaal tekenen: door het invoeren van de digitale handtekening is het voor altijd gedaan met printen, scannen en vernietigen van papieren documenten. Bovendien is alles veel traceerbaarder. Ook het gedoe bij werknemers thuis zonder printer valt weg.
Slim data- en documentbeheer kan ook zorgen voor het (automatisch) archiveren en vernietigen van oude data en documenten. Zo ben je als HR volledig GDPR compliant en goed georganiseerd.
Papier kan zo goed als volledig uitgeschakeld worden. Bovendien zijn er integraties mogelijk met payroll omgevingen, en kan je indien nodig ook slim gaan koppelen met tools voor recruitering, performance management, learning & development, ….
Hoe begin je hieraan?
Belangrijk hier is om te beseffen dat er heel wat parameters zijn die meespelen. Wie je payroll provider is kan al deels bepalen hoever je kan gaan. Afhankelijk van de grootte van je organisatie moet je ook de juiste tools kiezen en (laten) implementeren.
In elk geval is het verstandig om even 3 stapjes achteruit te doen, te kijken wat je allemaal moet en kan aanpakken, waar de quick wins & beste resultaten te halen zijn, en stapsgewijs alles te verbeteren.
Geïnspireerd door dit artikel? Ik organiseer regelmatig gratis Webinars rond allerlei topics, met een duidelijke focus rond efficiëntie en digitalisering van de werkvloer. Kijk eens via onderstaande link wat er momenteel allemaal gepland is en schrijf je alvast in:
Past het voorgestelde datum/uur niet? Geen probleem! Als je je inschrijft ontvang je na het live webinar ook een replay link zodat je elk webinar kan bekijken wanneer het jou het beste past.
Tot binnenkort!