Papier uitschakelen en volledig digitaal gaan - het kan!

Als mobiele werker loop ik continue van bedrijf naar bedrijf, en van buro naar buro. Het is daarom niet meer dan normaal dat ik steeds mijn ganse hebben en houden moet rondzeulen.

Een aantal jaar geleden startte ik daarom met het efficiënter inrichten van mijn "mobiele buro". Ik wilde in 1 makkelijk draagbare tas alles steeds bij kunnen hebben. Ik wilde een échte Digital Nomad zijn.

Omdat ik vaak bij 4 of 5 projecten gelijktijdig aan de slag ben, was er alvast de uitdaging om mijn dossiermappen te laten verdwijnen. De bak in de koffer van de auto moest ook weg.

Daarnaast was er het eeuwige gekribbel in de notitieboekjes. Ook steeds de 2 voorgaande volgeschreven boekjes meenemen, want daar kon nog wel eens iets in staan dat ik nodig had. Daar moest ik ook een oplossing voor vinden.

Als laatste was er de eigen administratie. Omdat ik die zaken ook vaak op verschillende plekken doe, was ook hier een oplossing voor nodig. Ik had immers geen "centraal kantoor", of in elk geval toch niet in die opzet dat ik daar regelmatig (genoeg) langsging.

De zoektocht

En dus begon de zoektocht. Welke software tools kan ik gebruiken om niet langer op papier vanalles uit te tekenen, maar - op een handige manier - op een scherm? Hoe kon ik vermijden dat ik een document moet afdrukken om na te lezen? Hoe kan ik tóch mobiel zijn en met meerdere schermen werken. En hoe kan ik continue aan alles wat ik nodig heb, ook bij onverwachte interventies voor mijn klanten?

Ik denk dat deze zoektocht voor iedereen wat anders is. Ik ben ook gestart met het idee dat niet alles optimaal te automatiseren is. Geen Artificiële Intelligentie of Machine Learning die ooit mijn kattegeschrift kan herkennen. En: tooling, in de vorm van hardware en software, kost geld. Het is een investering. Het is mijn werkmateriaal, en investeren hierin is slim en argumenteerbaar. Maar verval niet in speeltjes en nice-to-haves.

Papiervervangers

Ik klink net als een vegetariër :-). Maar zo moet je ook denken. Schrijven vervangen door typen is niet evident. Storend tijdens vergaderingen en het beknot ook je creativiteit. Bovendien gaat handmatig schrijven - zeker als je op je laptop moet typen met 2 vingers - sneller.

Mijn eerste pogingen gingen op de Apple iPad. Initiëel met een specifieke pen, later met de Apple Pencil die op de markt kwam. In beide gevallen was ik zowel van de apps als de schrijfervaring niet onder de indruk. Vandaag zou dit, in combinatie met de PaperLike screen protector, misschien al heel anders zijn.

Maar uiteindelijk viel mijn oog 3 jaar geleden op de reMarkable. Een schrijftablet die schrijft en aanvoelt als papier. En die toelaat PDF documenten op te laden en hierop notities te nemen. Tot op vandaag is dit nog steeds dé papiervervanger voor mij.

Meningen over dit toestel lopen wat uiteen. You love it or you hate it. Ik blijf fan.

Schermen, schermen, schermen

Veel info tegelijkertijd raadplegen is van cruciaal belang. Zeker als je zoals ik heel wat moet verwerken, uittekenen, vergelijken, bestuderen, samenvatten, ....

Als mobiele werker zonder vaste buro was het dus de uitdaging om al mijn info ten allen tijde ter beschikking te maken - ook onderweg, Daarnaast zocht ik een lichtgewicht oplossing om met meerdere schermen te werken.

Tot voor kort werkte ik met een compacte Windows laptop in combinatie met een Apple iPad als 2de scherm - yep, there's an app for that. Vandaag heb ik een zeer draagbaar en licht 2de scherm dat netjes mee in mijn tas past. De iPad komt er nu zelfs soms als 3de scherm bij.

Voor de beschikbaarheid van alle gegevens, heb ik gekozen voor - onder andere - een cloud drive in combinatie met een stevig 4G data abonnement en een "Mobile WiFi" access point. Ik heb alles steeds bij de hand, en het data verbruik valt best mee. Bovendien moet ik niet met schaamrood op de wangen de wifi code vragen, blijft mijn laptop ook uit het netwerk van de klant of de zoveelste coworking locatie en loop ik nooit tegen gekke netwerk restricties waardoor ik bv. niet op bepaalde sites kan.

Software, apps en aanverwante zaken

Uiteraard heb ik het hier enkel over de "hardware" kant gehad, en is er veel meer nodig. Aan de kant van software en apps heb ik in de afgelopen jaren heel wat uitgetest, geleerd, verbeterd, ....

Interesse in wat ik doe? Schrijf je dan gerust in op 1 van de vele Webinars, die je via de onderstaande knop kan terugvinden.

Kan je niet op de voorgestelde datums en uren? Geen probleem! Na het Webinar krijg je toegang tot de replay, zodat je kan kijken wanneer het jou het beste past.

PS Nog even dit: ik verbruik met mijn manier van werken geen papier meer. De natuur is me dankbaar. Fijn om op deze manier toch heel wat bomen te sparen.