3 tips om je buitendienst efficiënter te maken

Als je bedrijf een eigen buitendienst heeft, weet je vast wel dat er heel wat bij komt kijken. Zeker als je met je bedrijf doorgroeit en het een behoorlijk aantal mensen betreft, is het een hele uitdaging om dit efficiënt en rendabel te organiseren. Ik geef je hier graag een aantal tips rond.

Alles start met een goede planning

Vaak worden planningen gemaakt gebaseerd op postcodes. Stap hier zeker van af! Je kan beter plannen in functie van de woonplaats van je technieker. Bereken de effectieve rijtijden naar je belangrijkste klanten of zones waar de meeste activiteit zit. Leer hier meer rekening mee houden. Weet dat automatische planningstools altijd rekeninghouden met rijtijden, nooit met kilometers.

Zorg voor het juiste materiaal op het juiste moment

Minstens even belangrijk als je techniekers is het materiaal dat ze nodig hebben. Stap af van het idee dat men op vaste momenten het materiaal zelf moeten ophalen op het bedrijf. Of, probeer die momenten te beperken.

Materiaal kan je op verschillende manieren tot bij je technieker of tot bij de klant laten brengen. Zo spaar je de rijtijden van en naar kantoor uit.

Door bonnen verder in de toekomst reeds in te plannen kan je er ook voor zorgen dat er meer materiaal in 1 keer kan bezorgd worden, of kan je de bezoekjes aan het kantoor verminderen.

Heb je graag zicht op wat je techniekers doen, en laat je ze daarom vrijwel dagelijks materiaal komen ophalen? Dat is een vals gevoel van controle, waar niemand beter van wordt. Beter meer vertrouwen leggen bij de mensen en een uitgbreidere onmoeting om de 14 dagen organiseren waar effectief gepraat kan worden over wat de mensen bezighoudt.

Stap af van de papieren werkbon

Het klinkt misschien als een truukje om een app te verkopen, maar toch is het echt zo. Papier is traag, inefficiënt en laat veel fouten toe.

Als je je werkbonnen digitaal kan doorsturen moeten ze niet afgedrukt worden of opgehaald worden. 1 druk op de knop en de technieker heeft zijn opdracht.

Als je technieker de werkbon digitaal heeft, kan hij ook digitaal uren registreren, taken afvinken, verbruikt materiaal opzoeken/scannen en ingeven, en de bon digitaal laten tekenen.

De klant krijgt onmiddellijk een werkverslag via PDF op zijn of haar e-mail adres. De technieker moet ook geen afgetekende bons meer binnenbrengen op kantoor.

Omdat de bon ook digitaal naar het kantoor gaat, worden verbruikte materialen onmiddellijk afgeboekt, en kan ook direct de factuur naar de klant vertrekken.

Als je deze zaken even doorloopt, weet je dat papier uitschakelen je zeker vooruit zal helpen.

Zin in meer?

Regelmatig organiseer ik gratis Webinars, waar ik over dit soort zaken extra tips & tricks geef. Klik hieronder en schrijf je in:

 Kan je niet op de voorgestelde momenten? Geen probleem! Als je je inschrijft krijg je ook de link naar de replay, die je dan kan bekijken wanneer het je het beste past.

Succes!

Johan Huygh  | ToManage