Je magazijn optimaliseren: hoe begin je eraan?

Regelmatig kom ik in contact met KMO’s die op een aantal jaar gegroeid zijn van een eenmanszaak naar een bedrijf met 10 of 15 werknemers. Vaak zie je dat deze bedrijven organisch gegroeid zijn: elk jaar meer klanten = meer werk = meer mensen. Op administratief en commercieel vlak laat men vaak het bedrijf goed mee evolueren.

Het magazijn, en het beheer van goederen en materialen in het algemeen, is vaak iets dat wat achterop hinkt. En ook al lijkt het allemaal niet zo moeilijk, toch worstelen veel van deze bedrijven net met het magazijn. En alles wat je in je magazijn hebt liggen, kost je geld. Bovendien kost het niet op voorraad hebben van het juiste materiaal je ook veel geld – als je mensen door een stockbreuk niet kunnen werken, of je je klanten niet de service kan verlenen die je wenst, voel je dat (in)direct in je portemonnee.

Vaak zijn het soms kleine dingen die al een heel groot verschil kunnen maken, en die van je magazijn wél een efficiënt en rendabel iets maken.

Orde en netheid

Het is misschien niet het leukste om mee te beginnen, maar toch is dit heel belangrijk. Een “proper” magazijn is niet alleen veel veiliger, het geeft je ook meer rust en overzicht. Hierdoor spot je ook makkelijker de echte opslagproblemen, en merk je bv. een stockbreuk sneller op.

Zaken die veel stof vergaren (denk aan weinig gebruikt materiaal) kan je best extra inpakken zodat het product kras- en stofvrij blijft.

Organiseer in functie van gebruik en bereikbaarheid

Door veel gebruikt materiaal dicht bij je laad- en loszone te zetten, heb je heel wat minder beweging in je magazijn. Overstock en weinig gebruikt materiaal zet je verder achteraan. Je kan ook in de hoogte optimaliseren: zwaar en veel gebruikt materiaal beneden, overstock en weinig gebruikt materiaal boven.

Inventariseer regelmatig

1 maal per jaar inventariseren: voor veel bedrijven is dit een vaste routine. Misschien heb je een boekhouder die je puur op geschatte waarde laat werken, en dan is inventariseren iets dat weinig aandacht krijgt. Toch is dit éen van de grootste kostenverlagers.

Door regelmatiger je magazijn te inventariseren, krijg je een correcter zicht op de actuele aantallen en vermijd je overstock of stockbreuk. Bovendien spot je veel sneller verloren stock, zaken die stof vergaren en dus waarde verliezen, en in het algemeen problemen in de werking van je magazijn.

Barcodes

Als je voldoende stock hebt om te beheren, is het invoeren van een barcode systeem een logische volgende stap. Er zijn vandaag de dag heel wat standaard apps en systemen voor magazijn beheer met barcode scanning. Dit is zeker niet enkel voor grotere bedrijven!

Barcode scanning zorgt voor correctere registratie, en is in heel wat gevallen drempelverlagend voor de gebruikers. Scannen is immers snel gebeurd, zonder te veel inspanning. Bovendien vloeien de registraties automatisch door naar je ERP of stockbeheer systeem, zodat je snel kan inspelen op wat er verbruikt wordt of binnenkomt.

Wat nog?

Elk magazijn heeft zijn unieke eigenschappen. Elk bedrijf heeft zijn specifieke uitdagingen op logistiek vlak. Laat je dus adviseren en zorg dat je weet waar je geld kan verdienen – door kosten te verlagen of je magazijn efficiëntie te verhogen. Vaak zijn er heel wat “quick wins” en hoeft een sterke verbetering helemaal niet duur te zijn.