Werkwijze

2.1.-versie-1-web.jpg

ToManage gelooft in de sterkte van je werknemers. Vaak zijn de mensen die dagdagelijks met de voeten in de modder staan, de beste barometers van je organisatie. Zij weten immers hoe het er iedere dag aan toe gaat en waar het mis of goed gaat.

Daarom werkt ToManage steeds bottom-up in een organisatie. Tijdens onze vele gesprekken starten we eerst met de man/vrouw op de werkvloer – in heel wat gevallen de mobiele werker op de baan of binnen de 4 muren. Door grondig met hen te praten en ons te betrekken in de dagdagelijkse werking, leren we hoe je organisatie in elkaar zit en zoeken we samen met je mensen naar de zaken die aangepakt moeten worden.

Uiteraard worden ook op het niveau van zowel management als ICT de nodig gesprekken gevoerd. Uiteindelijk is het op dit niveau dat er beslist wordt waar het bedrijf naartoe wil, wat al dan niet haalbaar/rendabel is en wat de te respecteren regels en ICT-standaarden zijn.

Deze manier van werken zorgt voor een goede doorlichting van alle processen, tools, frustraties en wensen. Daarnaast zorgt deze ook voor een menselijke kant die zeer belangrijk is op vlak van acceptatie, ondersteuning en betrokkenheid. En dit vooral wanneer het gaat over veranderingen die op til staan binnen een organisatie.

Aanpak

2.2. versie-1-web.jpg

ToManage gebruikt voor zijn advies verlenende projecten een gestandaardiseerde aanpak. Een traject bestaat meestal uit 4 opeenvolgende stappen:

 

AS-IS analyse

In een eerste stap zorgen we voor een grondige beeldvorming van de huidige situatie en de gestelde problemen/projecten, middels een aantal interviews en vergaring van informatie.

We bespreken samen met het management alles op vlak van visie, verwachtingen en de probleemstelling. Daarnaast gaan we met de eindgebruikers kijken naar de huidige werkwijze en de dagdagelijkse issues. Ten slotte kijken we ook naar de bestaande procedures en ICT, waarop we onze aanpak afstemmen.

Alle besproken zaken verwerken we tot een analyse die de “AS-IS” situatie in detail documenteert. Uit deze vaststellingen destilleren we een aantal werkpunten die kunnen bijdragen tot een verhoging van de efficiëntie.

Dit resultaat en de werkpunten presenteren we tussentijds aan je projectteam om eventuele bijsturing mogelijk te maken en om gewichten en prioriteiten toe te kennen aan de gedefinieerde werkpunten.


TO-BE advies

We gebruiken de uitgewerkte AS-IS analyse, de werkpunten en de door jouw verstrekte extra informatie (wensen/noden/verwachtingen/prioriteiten) om een advies uit te brengen. Gebaseerd op de best practises op conceptueel vlak en de beschikbare technologieën en middelen in de ICT-markt, verbeteren we je huidige werking.

Om de onafhankelijkheid van de studie te waarborgen worden hierbij geen specifieke merken of leveranciers gepromoot.

Het advies wordt verwerkt tot een analyse die de “TO-BE” situatie in detail documenteert. Dit resultaat wordt indien nodig tussentijds gepresenteerd aan je projectteam om eventuele bijsturing mogelijk te maken.


Implementatieplan

Ten slotte stellen we een implementatieplan op, gebaseerd op de voorgestelde oplossing.

Hierbij wordt rekening gehouden met de impact van deze veranderingen (“changemanagement”) en eventuele doorlooptijden voor de implementatie van de voorgestelde oplossing. Ook kan de implementatie worden opgedeeld in verschillende fases met elk hun eigen implementatieplan.


Uitvoerende begeleiding

Wanneer je beslist om het implementatieplan op te starten, kan ToManage vanuit een begeleidende rol de implementatie mee opvolgen.

Hierbij verlenen we bijstand tijdens de invoering van het door ons opgestelde advies. We volgen op of de door ons opgestelde aanbevelingen correct worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen we optreden als klankbord en eventueel bijsturen waar nodig. Uiteraard steeds in samenspraak met jou als klant.


 

Uiteraard is deze aanpak aanpasbaar en bespreken we graag samen met je eventuele alternatieve benaderingen voor bepaalde aspecten.